Khi một khách hàng thanh toán chậm, lời giải thích thường có vẻ rất rõ ràng. Khách hàng thiếu kỷ luật. Khách hàng tối ưu ngân quỹ của họ.
Khách hàng chờ được nhắc nợ. Khách hàng tận dụng tương quan thương lượng. Khách hàng đang gặp khó khăn tài chính.
Những tình huống này có tồn tại. Một số khoản chậm thanh toán thật sự đến từ hành vi của khách hàng. Một số khách hàng thanh toán muộn theo thói quen, theo chiến lược hoặc vì bị ràng buộc.
Nhưng một phần quan trọng của chậm thanh toán lại do chính doanh nghiệp tạo ra. Không phải một cách cố ý.
Không phải lúc nào cũng dễ thấy. Mà qua chính sự chậm chạp của doanh nghiệp, dữ liệu được quản lý kém, trách nhiệm không rõ ràng, các bước phê duyệt kéo dài, lỗi đơn hàng, hóa đơn thiếu chính xác, tranh chấp không có người phụ trách, quy trình sửa lỗi quá lâu.
Khách hàng không thanh toán vì họ không thể xử lý hóa đơn. Hoặc vì họ đang chờ một thông tin. Hoặc vì họ đang phản đối một sai lệch có thật.
Hoặc vì một cam kết thương mại chưa được chuyển vào hệ thống. Hoặc vì một hóa đơn điều chỉnh chưa được phát hành.
Hoặc vì chính doanh nghiệp chưa cung cấp các yếu tố cần thiết để khách hàng có thể thanh toán. Khoản chậm xuất hiện ở phía khách hàng, nhưng nguyên nhân lại nằm bên trong doanh nghiệp. Đây là một ý tưởng cốt lõi về governance: cash không chỉ bị làm chậm bởi thị trường, người mua hoặc hành vi khách hàng. Cash cũng bị làm chậm bởi chính tổ chức đang muốn thu nó.
Bài viết này thuộc chủ đề “Governance & Organisation” trong chuỗi nội dung: phân tích các nguyên nhân nội bộ của chậm thanh toán, đặc biệt là phê duyệt chậm, trách nhiệm mơ hồ, lỗi đơn hàng, dữ liệu kém và những quy trình tự làm chậm việc thu tiền.
Chậm thanh toán không phải lúc nào cũng được tạo ra tại
ngày đến hạn
Một khoản chậm thanh toán trở nên nhìn thấy tại ngày đến hạn. Hóa đơn không được thanh toán. Thu hồi công nợ nhắc nợ.
Khách hàng phản hồi. Số tiền vẫn mở. Reporting ghi nhận một khoản quá hạn. Nhưng nguyên nhân của khoản chậm có thể đã xuất hiện từ rất lâu trước đó.
Nó có thể sinh ra ở thời điểm đàm phán thương mại, khi điều kiện không được chính thức hóa. Nó có thể sinh ra khi tạo đơn hàng, khi thiếu PO.
Nó có thể sinh ra trong dữ liệu khách hàng, khi chọn sai pháp nhân. Nó có thể sinh ra lúc giao hàng, khi không có bằng chứng giao hàng có thể sử dụng.
Nó có thể sinh ra lúc xuất hóa đơn, khi áp dụng sai giá. Nó có thể sinh ra sau khi xuất hóa đơn, khi một tranh chấp không được xử lý.
Ngày đến hạn không phải lúc nào cũng tạo ra khoản chậm. Nó chỉ làm khoản chậm lộ ra. Vì vậy, một doanh nghiệp muốn giảm chậm thanh toán không nên chỉ nhìn vào nhắc nợ và khoản quá hạn. Doanh nghiệp phải đi ngược lên chuỗi nguyên nhân.
Khoản chậm thường là kết quả cuối cùng của một quy trình đã hoạt động kém từ trước. Một đơn hàng được đóng khung kém chuẩn bị cho một hóa đơn khó thanh toán Đơn hàng là một trong những nơi đầu tiên doanh nghiệp có thể tạo ra một khoản chậm trong tương lai.
Một đơn hàng không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc nhập sai sẽ chuẩn bị cho một hóa đơn yếu. Thiếu PO.
Sai mã tham chiếu. Sai pháp nhân. Sai địa chỉ xuất hóa đơn. Điều kiện thanh toán được thiết lập sai. Giá không khớp với thỏa thuận.
Chiết khấu chưa được tích hợp. Nhập sai số lượng. Không nhận diện yêu cầu cổng khách hàng. Không thu thập chứng từ khách hàng.
Tại thời điểm đó, các lỗi này có thể trông nhỏ. Giao dịch đã được ghi nhận. Khách hàng đã được phục vụ. Hoạt động tiếp tục.
Nhưng đến thời điểm thanh toán, chúng trở thành điểm chặn. Khách hàng không tìm thấy đơn hàng của họ. Hóa đơn không khớp với hệ thống của họ.
Việc đối chiếu không thể thực hiện. Phê duyệt bị treo. Thanh toán chờ một bản sửa. Doanh nghiệp khi đó có cảm giác rằng khách hàng đang trì hoãn thanh toán. Thực tế, doanh nghiệp đã đưa vào chu kỳ một đơn hàng chưa sẵn sàng để trở thành cash.
Chất lượng đơn hàng vì vậy là một điều kiện thanh toán.
Dữ liệu quản lý kém làm chậm thu tiền
Dữ liệu khách hàng thường được xem như một chủ đề hành chính. Thực ra, đó là hạ tầng của cash. Một dữ liệu sai có thể đủ để chặn một hóa đơn.
Sai tên pháp lý. Sai mã số V AT. Sai địa chỉ. Sai người liên hệ. Sai kênh gửi. Sai đồng tiền.
Sai điều kiện thanh toán. Sai liên kết nhóm. Sai mã định danh trên cổng khách hàng. Sai cấu trúc tài khoản.
Mỗi lỗi dữ liệu đều có thể tạo ra chậm thanh toán. Hóa đơn được gửi đến sai nơi. Hóa đơn bị hệ thống khách hàng từ chối.
Hóa đơn không được gắn với đúng pháp nhân. Hóa đơn không vượt qua kiểm soát nội bộ. Thanh toán đã đến nhưng không được đối chiếu.
Thu hồi công nợ nhắc nhầm người liên hệ. Những lỗi này là nội bộ, nhưng tác động của chúng xuất hiện như các khoản chậm của khách hàng.
Một doanh nghiệp xem nhẹ dữ liệu khách hàng đang tự tạo ra ma sát thanh toán. Và doanh nghiệp càng tự động hóa quy trình trên nền dữ liệu yếu, càng tăng tốc việc tạo ra lỗi.
Phê duyệt chậm biến vấn đề đơn giản thành khoản chậm tốn kém Một tranh chấp hoặc một bất thường ban đầu không phải lúc nào cũng nghiêm trọng.
Một mức giá cần xác nhận. Một hóa đơn điều chỉnh cần phê duyệt. Một bằng chứng giao hàng cần tìm lại.
Một số lượng cần kiểm tra. Một chiết khấu cần xác nhận. Một hóa đơn cần sửa. Nếu phê duyệt nhanh, thanh toán có thể được mở chặn.
Nếu phê duyệt chậm, khoản chậm bắt đầu bám rễ. Nhiều doanh nghiệp tự tạo ra khoản chậm vì các vòng phê duyệt quá dài hoặc không được định nghĩa rõ.
Không ai biết ai phải quyết định. Yêu cầu đi từ đội này sang đội khác. Người phụ trách vắng mặt. Phê duyệt phụ thuộc vào một quản lý không nhìn thấy tác động cash.
Số tiền quá nhỏ để được ưu tiên, nhưng đủ lớn để chặn thanh toán. Hóa đơn điều chỉnh chờ chữ ký.
Khách hàng chờ bản sửa. Thu hồi công nợ nhắc nội bộ. Thời gian trôi qua. Trong những tình huống này, vấn đề ban đầu không nhất thiết phức tạp. Chính quy trình ra quyết định đã làm nó trở nên tốn kém.
Một khoản chậm có thể sinh ra từ một lỗi. Nhưng nó thường già đi vì phê duyệt chậm.
Trách nhiệm mơ hồ tạo ra những vùng không có chủ sở hữu
Cash thường bị chặn ở các vùng ranh giới. Giữa bán hàng và quản trị bán hàng. Giữa quản trị bán hàng và xuất hóa đơn.
Giữa xuất hóa đơn và thu hồi công nợ. Giữa thu hồi công nợ và vận hành. Giữa vận hành và pháp lý.
Giữa kế toán công nợ khách hàng và Credit Management. Mỗi chức năng nghĩ rằng vấn đề thuộc về chức năng khác.
Kinh doanh cho rằng hóa đơn là việc của tài chính. Tài chính cho rằng tranh chấp giá là việc của kinh doanh.
Vận hành cho rằng khách hàng phải chứng minh phản đối của họ. Quản trị bán hàng chờ chỉ đạo. Thu hồi công nợ theo dõi hồ sơ nhưng không thể quyết định.
Khách hàng thì chờ. Sự thiếu chủ sở hữu này tạo ra chậm thanh toán. Không phải vì không ai làm việc, mà vì không ai có trách nhiệm rõ ràng để giải quyết.
Một quy trình có thể có rất nhiều người tham gia nhưng vẫn thiếu trách nhiệm. Đây là một trong những nghịch lý của tổ chức.
Càng nhiều người tham gia, rủi ro pha loãng trách nhiệm càng tăng. Để giảm chậm thanh toán, cần chỉ định chủ sở hữu của nguyên nhân, không chỉ chủ sở hữu của tác vụ.
Tranh chấp không có chủ sở hữu trở thành cash bị khóa
Tranh chấp là một trong những chỉ báo tốt nhất về governance. Một tranh chấp giá phải có người phụ trách. Một tranh chấp chất lượng phải có người phụ trách.
Một tranh chấp giao hàng phải có người phụ trách. Một tranh chấp hợp đồng phải có người phụ trách. Một tranh chấp hóa đơn điều chỉnh phải có người phụ trách.
Nếu trách nhiệm này không rõ, tranh chấp sẽ già đi. Thu hồi công nợ nhắc khách hàng, rồi nhắc các đội nội bộ.
Khách hàng từ chối thanh toán khi chưa có giải quyết. Các đội nội bộ thảo luận về nguyên nhân. Không ai quyết định.
Hóa đơn vẫn mở. Số tiền trở thành quá hạn. Cash bị khóa. Doanh nghiệp khi đó có thể trách khách hàng không thanh toán, nhưng cũng phải nhìn vào khả năng xử lý của chính mình.
Một tranh chấp không chỉ là một bất đồng. Đó là một bài kiểm tra governance. Nếu tổ chức biết quyết định nhanh, tranh chấp có thể được giới hạn.
Nếu không biết quyết định, tranh chấp trở thành một khoản chậm thanh toán được tạo ra từ bên trong. Các cam kết thương mại không được chuyển hóa thành vận
hành trở thành tranh chấp
Rất nhiều khoản chậm sinh ra từ khoảng cách giữa điều đã được hứa và điều đã được xuất hóa đơn. Một khoản chiết khấu được nói miệng.
Một mức giá riêng đã được cấp. Một hóa đơn điều chỉnh đã được hứa. Một điều kiện thanh toán đã được thảo luận.
Một giao hàng miễn phí đã được chấp nhận. Một cử chỉ thương mại đã được nhắc đến. Một mốc xuất hóa đơn được diễn giải khác nhau.
Nếu những yếu tố này không được chính thức hóa và truyền đi, hóa đơn không phản ánh thỏa thuận như khách hàng hiểu.
Khách hàng tranh chấp. Thanh toán bị treo. Kinh doanh được gọi vào. Quản trị bán hàng tìm dấu vết. Xuất hóa đơn chờ chỉ đạo.
Thu hồi công nợ không thể yêu cầu thanh toán một cách rõ ràng. Nguyên nhân của khoản chậm không phải là khách hàng. Đó là việc cam kết thương mại không được chuyển hóa thành vận hành.
Một giao dịch bán hàng không chỉ cần được chốt. Nó phải được làm cho có thể xuất hóa đơn và có thể thu tiền.
Mọi cam kết thương mại không được đưa đúng vào hệ thống đều có thể trở thành một khoản phải thu bị tranh chấp.
Hóa đơn điều chỉnh chưa xử lý làm chậm thanh toán phần
còn lại
Hóa đơn điều chỉnh là một điểm chậm nội bộ rất điển hình. Khách hàng chờ một hóa đơn điều chỉnh. Họ từ chối thanh toán phần còn lại cho đến khi nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Kinh doanh đã xác nhận nguyên tắc. Tài chính chờ phê duyệt. Quản trị bán hàng chờ bằng chứng. Quản lý phải duyệt.
Hóa đơn vẫn mở. Thu hồi công nợ nhắc, nhưng khách hàng luôn trả lời cùng một điều: “Chúng tôi sẽ thanh toán khi
nhận được hóa đơn điều chỉnh.”
Trong trường hợp này, doanh nghiệp tự tạo khoản chậm nếu không xử lý nhanh hóa đơn điều chỉnh. Vấn đề có thể chính đáng hoặc cần phản đối, nhưng phải được quyết định.
Chấp nhận hóa đơn điều chỉnh. Từ chối với lý do rõ ràng. Phát hành hóa đơn điều chỉnh một phần. Escalate.
Nhưng để hóa đơn điều chỉnh chờ xử lý đồng nghĩa với khóa cash. Một hóa đơn điều chỉnh chưa xử lý không chỉ chặn số tiền của chính nó.
Nó có thể chặn toàn bộ một khoản thanh toán. Governance của hóa đơn điều chỉnh vì vậy là một chủ đề cash.
Xuất hóa đơn muộn làm lệch thời điểm thu tiền trước cả khi
có khoản chậm
Một số doanh nghiệp tạo chậm thanh toán ngay cả trước khi phát hành hóa đơn. Dịch vụ đã thực hiện. Hàng đã giao.
Mốc thanh toán đã đạt. Nhưng hóa đơn không được phát hành ngay. Thiếu một phê duyệt. Hồ sơ chưa đầy đủ.
Một đội chờ cuối tháng. Một thông tin chưa có sẵn. Một kiểm soát chưa được tự động hóa. Việc xuất hóa đơn bị hoãn.
Khi hóa đơn cuối cùng được gửi đi, thời hạn thanh toán mới bắt đầu. Sau đó, doanh nghiệp có thể ghi nhận rằng khách hàng thanh toán đúng điều kiện.
Nhưng về mặt kinh tế, cash đã bị trì hoãn ngay từ đầu. Một hóa đơn phát hành muộn 20 ngày tạo ra 20 ngày tài trợ bổ sung.
Khoảng thời gian này không phải lúc nào cũng xuất hiện như chậm thanh toán. Nhưng nó tạo cùng tác động cash: tiền về muộn hơn.
Kiểm soát thời hạn xuất hóa đơn vì vậy là một chiều thiết yếu của hiệu suất Revenue-to-Cash. Một hóa đơn thiếu rõ ràng tạo thêm công việc phê duyệt cho
khách hàng
Khách hàng không thanh toán chỉ vì họ nhận được hóa đơn. Họ thanh toán vì họ có thể hiểu, đối chiếu và phê duyệt hóa đơn đó.
Một hóa đơn thiếu rõ ràng chuyển công việc sang phía khách hàng. Diễn giải quá mơ hồ. Không ghi rõ kỳ.
Thiếu mã đơn hàng. Giá khó đối chiếu. Chiết khấu không được giải thích. Không nhận diện được giao hàng. Thiếu chứng từ hỗ trợ.
Mốc thanh toán mô tả không rõ. Khách hàng khi đó phải tìm kiếm, hỏi lại, chuyển tiếp, kiểm tra. Trong thời gian đó, thanh toán chờ.
Doanh nghiệp có thể cho rằng hóa đơn đúng về mặt kỹ thuật. Nhưng nếu hóa đơn không dễ đọc đối với khách hàng, nó làm chậm chính việc thu tiền của doanh nghiệp.
Một hóa đơn phải được thiết kế để đi qua quy trình của khách hàng. Không chỉ để thỏa mãn hệ thống của nhà cung cấp.
Tính dễ đọc là một đòn bẩy cash. Một hóa đơn đòi hỏi quá nhiều diễn giải sẽ trở thành nguồn gốc của chậm thanh toán.
Cổng khách hàng được quản lý kém tạo ra các lần từ chối âm
thầm
Nhiều khách hàng áp đặt cổng xuất hóa đơn. Một hóa đơn có thể được phát hành trong ERP của nhà cung cấp, nhưng không được chấp nhận trong cổng khách hàng.
Thiếu mã tham chiếu. Sai định dạng. Thiếu chứng từ. Chưa điền trường bắt buộc. Sai pháp nhân. Sai liên kết. Trạng thái nhận hàng chưa được xác nhận.
Nếu không ai theo dõi các lần từ chối trên cổng, hóa đơn có thể bị chặn mà không có phản ứng nhanh.
Doanh nghiệp tin rằng mình đã xuất hóa đơn. Khách hàng không xem hóa đơn là có thể xử lý. Thu hồi công nợ phát hiện vấn đề muộn hơn.
Khoản chậm đã được tạo ra. Quản lý cổng khách hàng vì vậy phải được tích hợp vào quy trình xuất hóa đơn và thu hồi công nợ.
Ai tải hóa đơn lên? Ai kiểm tra việc chấp nhận? Ai xử lý từ chối? Ai sửa lỗi? Ai xác nhận rằng hóa đơn đã đi vào quy trình của khách hàng?
Cổng khách hàng không phải chỉ là một kênh gửi. Đó là điều kiện để tiếp cận thanh toán.
Thu hồi công nợ đến quá muộn nếu chỉ dùng để phát hiện lỗi
Trong một số doanh nghiệp, thu hồi công nợ trở thành thời điểm phát hiện lỗi của cả chu kỳ. Khách hàng báo rằng thiếu PO.
Khách hàng nói giá sai. Khách hàng chờ hóa đơn điều chỉnh. Khách hàng chưa bao giờ nhận được hóa đơn. Khách hàng đã từ chối hóa đơn trong cổng.
Khách hàng yêu cầu bằng chứng giao hàng. Khách hàng tranh chấp dịch vụ. Thu hồi công nợ khi đó biến thành công cụ phát hiện bất thường.
Chức năng này chuyển vấn đề lên các đội nội bộ. Nhắc các đội nội bộ. Tìm thông tin. Cố gắng cứu thanh toán.
Nhưng ở giai đoạn này, khoản chậm đã được tạo ra. Thu hồi công nợ có thể giới hạn thiệt hại. Nhưng không nên là kiểm soát chất lượng đầu tiên của chu kỳ.
Một tổ chức trưởng thành phải phát hiện lỗi trước ngày đến hạn, lý tưởng nhất là trước khi xuất hóa đơn.
Nếu không, doanh nghiệp đang yêu cầu thu hồi công nợ bù đắp cho lỗi nội bộ.
Quy trình quá tuần tự làm chậm cash
Một số khoản chậm đến từ các quy trình quá tuần tự. Bước này chờ bước trước. Không ai chuẩn bị bước tiếp theo khi mọi thứ chưa hoàn tất.
Hóa đơn chờ phê duyệt cuối cùng. Tranh chấp chờ phân tích đầy đủ. Hóa đơn điều chỉnh chờ nhiều cấp phê duyệt.
Nhắc nợ chờ đến hạn. Đối chiếu thanh toán chờ xử lý thủ công. Cách vận hành này tạo ra thời gian chết.
Mỗi đội có thể đang làm đúng trong phạm vi của mình, nhưng chu kỳ tổng thể di chuyển chậm. Cash chịu tác động của các hàng chờ nội bộ.
Một Revenue-to-Cash tốt phải giảm các thời gian chết này. Một số kiểm tra có thể được chuẩn bị trước. Một số nhắc nợ có thể mang tính phòng ngừa.
Một số dữ liệu có thể được kiểm tra ngay từ đơn hàng. Một số phê duyệt có thể được kích hoạt trước ngày đến hạn.
Một số ngoại lệ có thể có quy tắc tự động. Cash nhạy cảm với thời gian đi xuyên qua quy trình, không chỉ với chất lượng của từng tác vụ riêng lẻ.
Các chỉ số cục bộ có thể khuyến khích hành vi sai
Doanh nghiệp đôi khi tạo ra khoản chậm vì các chỉ số nội bộ khuyến khích các ưu tiên cục bộ. Bán hàng được đo trên doanh thu đã ký, không phải chất lượng thanh toán.
Quản trị bán hàng được đo trên số lượng đơn hàng xử lý, không phải mức độ đầy đủ của đơn hàng.
Xuất hóa đơn được đo trên khối lượng hóa đơn phát hành, không phải tỷ lệ hóa đơn được chấp nhận ngay từ lần đầu.
Thu hồi công nợ được đo trên khoản quá hạn, kể cả những khoản quá hạn do tranh chấp nội bộ tạo ra.
Vận hành được đo trên giao hàng, không phải bằng chứng cần thiết để khách hàng thanh toán. Kế toán công nợ khách hàng được đo trên xử lý kế toán, không phải tác động của thanh toán chưa đối chiếu lên nhắc nợ.
Mỗi chức năng khi đó có thể tối ưu chỉ số của mình trong khi làm xấu chu kỳ tổng thể. Kết quả là một nghịch lý: ở cấp cục bộ, mọi người đều đạt hiệu suất; ở cấp tổng thể, cash chậm lại.
Governance vì vậy phải căn chỉnh chỉ số với chuyển đổi thành cash, không chỉ với thực thi cục bộ.
Ngoại lệ không được quản trị trở thành khoản chậm lặp lại
Một ngoại lệ có thể hữu ích. Một khách hàng chiến lược nhận điều kiện đặc biệt. Một hóa đơn phải theo định dạng riêng.
Một hóa đơn điều chỉnh ngoại lệ được phê duyệt. Một thời hạn được cấp tạm thời. Một quy trình riêng được chấp nhận cho một key account.
Nhưng nếu các ngoại lệ không được quản trị, chúng trở thành nguồn gốc của chậm thanh toán. Không ai biết chính xác cách áp dụng chúng.
Các đội phát hiện quy tắc tại thời điểm xuất hóa đơn. Khách hàng chờ điều đã được thương lượng. Hệ thống tiêu chuẩn không cho phép điều đó.
Các lần sửa lỗi tăng lên. Thu hồi công nợ phải can thiệp. Ngoại lệ thương mại trở thành một độ phức tạp vận hành thường trực.
Doanh nghiệp có thể chấp nhận ngoại lệ. Nhưng phải ghi nhận, tích hợp vào dữ liệu, truyền thông cho các chức năng liên quan và rà soát định kỳ.
Một ngoại lệ không được quản trị thường là một hóa đơn tranh chấp trong tương lai.
Quyết định muộn tốn kém hơn quyết định nhanh
Một số tình huống đòi hỏi phân xử. Có nên giữ nguyên một hóa đơn đang bị tranh chấp không? Có nên phát hành hóa đơn điều chỉnh không?
Có nên chấp nhận một khoản khấu trừ không? Có nên chặn một đơn hàng không? Có nên nhắc nợ mạnh hơn không?
Có nên escalate với khách hàng không? Có nên thừa nhận một lỗi nội bộ không? Có nên thương lượng lại điều kiện không?
Phân xử càng muộn, chi phí càng tăng. Cash vẫn bị khóa. Các đội mất thời gian. Khách hàng mất kiên nhẫn.
Lập trường của các bên cứng lại. Tranh chấp già đi. Xác suất thu tiền có thể giảm. Một quyết định không hoàn hảo nhưng nhanh đôi khi có thể ít tốn kém hơn việc không có quyết định. Điều này không có nghĩa là phải quyết định mà không phân tích.
Nó có nghĩa là quy trình phân xử phải nhanh, tương xứng và được phân công rõ ràng. Chậm thanh toán thường là chi phí của một quyết định mà không ai muốn đưa ra.
Các khoản chậm nội bộ phải được đo lường Để giảm các khoản chậm do chính doanh nghiệp tạo ra, cần đo lường chúng.
Không chỉ đo các hóa đơn quá hạn. Mà đo các nguyên nhân nội bộ. Thời gian giữa giao hàng và xuất hóa đơn.
Thời gian giữa yêu cầu hóa đơn điều chỉnh và phát hành. Thời gian giải quyết tranh chấp. Thời gian phê duyệt chênh lệch giá.
Tỷ lệ đơn hàng không đầy đủ. Tỷ lệ hóa đơn bị từ chối. Tỷ lệ hóa đơn thiếu PO bắt buộc.
Số tiền hóa đơn bị chặn vì dữ liệu sai. Tuổi tranh chấp theo người phụ trách. Số tiền thanh toán đã nhận nhưng chưa đối chiếu.
Số lần nhắc nợ liên quan đến lỗi nội bộ. Những chỉ số này giúp thay đổi cuộc thảo luận. Doanh nghiệp không chỉ hỏi vì sao khách hàng không thanh toán.
Doanh nghiệp hỏi mình đã làm gì, hoặc chưa làm gì, để khiến thanh toán trở nên khả thi. Đó là một cuộc trò chuyện đòi hỏi hơn, nhưng hữu ích hơn nhiều.
Giảm chậm nội bộ không có nghĩa là quan liêu hóa
Không nên nhầm lẫn giữa kiểm soát chu kỳ và sự nặng nề hành chính. Giảm chậm nội bộ không có nghĩa là thêm kiểm soát ở mọi nơi, nhân thêm phê duyệt, chặn bán hàng hoặc làm chậm đơn hàng.
Ngược lại. Mục tiêu là làm cho chu kỳ trôi chảy hơn. Đặt các kiểm soát đúng ở đúng thời điểm. Làm dữ liệu đáng tin ngay từ đầu vào.
Làm rõ trách nhiệm. Tự động hóa các kiểm tra đơn giản. Xác định quy tắc ngoại lệ. Trao quyền cho đội ngũ quyết định trong các ngưỡng hợp lý. Đo các nguyên nhân lặp lại.
Loại bỏ các vòng lặp vô ích. Một governance hiệu quả không thêm trọng lượng. Nó giảm ma sát. Nó cho phép giao dịch bán hàng nhanh hơn trở thành một hóa đơn có thể thanh toán, rồi thành cash thu được.
Kỷ luật Revenue-to-Cash không phải là kẻ thù của business. Nó bảo vệ tốc độ thực của business.
Vai trò của management
Management có vai trò thiết yếu. Các khoản chậm nội bộ thường kéo dài vì chúng không được nhìn như vấn đề trách nhiệm tập thể.
Tài chính nhìn thấy khoản quá hạn. Thu hồi công nợ nhìn thấy điểm chặn. Bán hàng nhìn thấy căng thẳng khách hàng.
Quản trị bán hàng nhìn thấy đơn hàng chưa hoàn chỉnh. Vận hành nhìn thấy phê duyệt. Nhưng nếu không ai mang một cách nhìn tổng thể, nguyên nhân sẽ lặp lại.
Management phải tổ chức các buổi rà soát liên chức năng. Xác định các nguyên nhân chính. Giao chủ sở hữu. Đặt thời hạn xử lý.
Phân xử ngoại lệ. Đo tiến độ. Giữ mỗi chức năng chịu trách nhiệm về đóng góp của mình vào cash. Cash không được tạo ra bởi một phòng ban đơn lẻ.
Cash được tạo ra bởi một chuỗi. Management vì vậy phải quản trị chuỗi, không chỉ bình luận kết quả.
Vai trò của Credit Management
Credit Management ở vị trí rất tốt để làm hiện rõ các khoản chậm do doanh nghiệp tự tạo ra. Chức năng này nhìn thấy khoản quá hạn, hạn mức bị sử dụng, khoản chậm, tranh chấp, chặn đơn hàng, hành vi khách hàng và tác động cash.
Nó có thể giúp phân biệt điều thuộc về khách hàng và điều thuộc về hệ thống nội bộ. Khách hàng thật sự thanh toán kém?
Hay họ thanh toán muộn vì hóa đơn của chúng ta thường xuyên bị tranh chấp? Rủi ro khách hàng có đang tăng?
Hay mức phơi nhiễm vẫn cao vì các khoản thanh toán chưa được đối chiếu tốt? Có cần siết điều kiện? Hay cần sửa các nguyên nhân nội bộ đang ngăn thanh toán?
Sự phân biệt này rất quý. Nó tránh việc xử lý một vấn đề quy trình như một vấn đề rủi ro khách hàng.
Credit Management vì vậy phải góp phần tạo ra một cách đọc theo nguyên nhân của các khoản chậm. Vai trò của nó không chỉ là bảo vệ doanh nghiệp khỏi người trả chậm.
Mà còn là chỉ ra khi nào doanh nghiệp đang tự tạo ra khoản chậm của mình.
Kết luận: trước khi trách khách hàng, cần audit hệ thống
Doanh nghiệp không chỉ chịu đựng các khoản chậm thanh toán. Doanh nghiệp cũng tạo ra một phần trong số đó. Bằng đơn hàng không đầy đủ.
Bằng dữ liệu quản lý kém. Bằng hóa đơn thiếu rõ ràng. Bằng phê duyệt chậm. Bằng tranh chấp không có chủ sở hữu.
Bằng hóa đơn điều chỉnh không xử lý. Bằng cổng khách hàng quản lý kém. Bằng trách nhiệm mơ hồ. Bằng quy trình quá tuần tự.
Bằng ngoại lệ không được quản trị. Bằng phân xử muộn. Khoản chậm thường xuất hiện trong tài khoản khách hàng, nhưng nguyên nhân có thể nằm sâu bên trong doanh nghiệp. Đó là lý do giảm chậm thanh toán không thể chỉ dựa vào thu hồi công nợ.
Nó đòi hỏi governance của toàn bộ chu kỳ. Bán hàng, quản trị bán hàng, vận hành, xuất hóa đơn, thu hồi công nợ, kế toán công nợ khách hàng, Credit Management và management phải cùng nhìn vào các nguyên nhân.
Một khách hàng chỉ có thể thanh toán nhanh nếu doanh nghiệp cung cấp cho họ một khoản phải thu rõ ràng, đúng, có chứng từ, dễ đọc và có thể xử lý.
Khi doanh nghiệp không làm được điều đó, doanh nghiệp tự làm chậm cash của mình. Sự trưởng thành nằm ở việc thay đổi câu hỏi.
Không chỉ hỏi: vì sao khách hàng không thanh toán? Mà còn hỏi: trong chính tổ chức của mình, chúng ta đã làm gì để thanh toán trở nên chậm hơn, khó hơn hoặc dễ bị tranh chấp hơn?
Chính sự sáng suốt này biến đổi cách quản trị cash. Một doanh nghiệp hiểu được các nguyên nhân chậm thanh toán do chính mình tạo ra sẽ không chỉ nhắc nợ nhiều hơn.
Doanh nghiệp đó thu tiền tốt hơn vì tự tạo ra ít rào cản hơn cho việc thu tiền.