Ai chịu trách nhiệm về cash?

Câu hỏi có vẻ đơn giản. Ai chịu trách nhiệm về cash? Ngân quỹ? Tài chính? Credit Management? Thu hồi công nợ?

Bán hàng? Ban điều hành? Câu trả lời đúng nhất cũng là câu trả lời đòi hỏi cao nhất: cash là một trách nhiệm tập thể.

Nhưng công thức này nguy hiểm nếu chỉ dừng ở mức chung chung. Nói rằng “mọi người đều chịu trách nhiệm về cash” cuối cùng có thể trở thành “không ai thật sự chịu trách nhiệm”. Trách nhiệm tập thể không được trở thành sự pha loãng trách nhiệm. Nó phải trở thành một cách tổ chức rõ ràng các trách nhiệm.

Cash mang tính tập thể vì không chức năng nào có thể tự mình tạo ra cash. Ngân quỹ ghi nhận, dự báo, bảo vệ và tối ưu các dòng tài chính, nhưng không trực tiếp tạo ra điều kiện thanh toán của khách hàng.

Thu hồi công nợ nhắc nợ, đàm phán và đạt được cam kết, nhưng không phải lúc nào cũng kiểm soát chất lượng của đơn hàng, hóa đơn hoặc giao hàng.

Bán hàng thương lượng các điều kiện thương mại, nhưng không tự mình kiểm soát xuất hóa đơn, đối chiếu thanh toán hoặc xử lý tranh chấp.

Quản trị bán hàng cấu trúc đơn hàng, nhưng phụ thuộc vào chất lượng thông tin thương mại. Vận hành giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ, nhưng cũng phải tạo ra bằng chứng làm cho hóa đơn có thể thanh toán.

Xuất hóa đơn phát hành khoản phải thu, nhưng phụ thuộc vào dữ liệu, hợp đồng và các phê duyệt phía trước.

Kế toán công nợ khách hàng đối chiếu cash, nhưng phụ thuộc vào chất lượng mã tham chiếu và thông báo thanh toán.

Credit Management phân xử mức phơi nhiễm, hạn mức và rủi ro, nhưng phụ thuộc vào thông tin đầy đủ và governance được chia sẻ.

Cash vì vậy không thể bị nhốt trong một chức năng duy nhất. Nó đi xuyên qua doanh nghiệp. Câu hỏi thật sự không chỉ là: ai chịu trách nhiệm về cash?

Câu hỏi thật sự là: ai kiểm soát điều gì, ai ảnh hưởng đến điều gì, và doanh nghiệp tổ chức trách nhiệm chia sẻ này như thế nào?

Bài viết này thuộc chủ đề “Governance & Organisation” trong chuỗi nội dung: làm rõ trách nhiệm tập thể đối với cash, bằng cách phân biệt điều mỗi chức năng thật sự kiểm soát, điều họ ảnh hưởng gián tiếp và vì sao cash không thể chỉ là một chủ đề của ngân quỹ.

Cash không được tạo ra vào lúc nó đến

Cash trở nên nhìn thấy khi nó đến tài khoản ngân hàng. Nhưng nó được chuẩn bị từ rất lâu trước đó.

Nó được chuẩn bị khi điều kiện thanh toán được thương lượng. Khi một đơn hàng được nhập đúng. Khi một PO được lấy.

Khi một hợp đồng có thể vận hành. Khi một giao hàng được chứng minh. Khi một hóa đơn được phát hành đúng thời điểm.

Khi một hóa đơn rõ ràng và đúng. Khi một tranh chấp được xử lý nhanh. Khi khách hàng được nhắc nợ với đúng thông tin.

Khi một thanh toán được đối chiếu đúng. Chuyển khoản ngân hàng là tập cuối của một chuỗi. Nếu chuỗi này hoạt động tốt, cash đến tự nhiên hơn.

Nếu chuỗi này được chuẩn bị kém, cash đến muộn, một phần, có ma sát hoặc bất định. Đó là lý do trách nhiệm về cash không thể chỉ được gán cho ngân quỹ hoặc thu hồi công nợ.

Các chức năng này can thiệp ở những thời điểm thiết yếu, nhưng không kiểm soát tất cả những gì làm cho cash trở nên khả thi.

Cash là kết quả của một chuỗi. Ngân quỹ quản trị thanh khoản, nhưng không tự mình tạo ra

cash khách hàng

Ngân quỹ có một trách nhiệm lớn. Chức năng này bảo vệ thanh khoản. Dự báo các khoản thu và chi. Quản lý nguồn tài trợ.

Theo dõi số dư ngân hàng. Tối ưu đầu tư ngắn hạn, hạn mức tín dụng, đôi khi cả factoring hoặc công cụ phòng ngừa rủi ro.

Tạo ra một cách nhìn tổng thể về nhu cầu cash. Nhưng với cash khách hàng, ngân quỹ thường can thiệp sau khi các điều kiện chuyển đổi đã được tạo ra.

Ngân quỹ có thể dự báo rằng một số tiền cần được thu. Có thể ghi nhận một sai lệch. Có thể cảnh báo một căng thẳng.

Có thể yêu cầu tăng tốc thu tiền. Nhưng ngân quỹ không thể, một mình, làm cho một hóa đơn đang tranh chấp trở nên có thể thanh toán, tìm lại một PO, sửa dữ liệu khách hàng, xử lý một tranh chấp chất lượng, phát hành một hóa đơn điều chỉnh hoặc thuyết phục khách hàng tuân thủ một điều kiện thương mại đã được thương lượng kém.

Ngân quỹ vì vậy có trách nhiệm quản trị tài chính. Nhưng không nên bị quy trách nhiệm cho mọi lỗi vận hành đang ngăn cản việc thu tiền.

Nói rằng cash là chủ đề của ngân quỹ là chưa đủ. Ngân quỹ nhìn thấy kết quả. Nhưng không phải một mình tạo ra các nguyên nhân.

Bán hàng kiểm soát một phần quyết định của cash tương lai

Bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến cash, thường là trước cả khi tài chính can thiệp. Bán hàng thương lượng giá.

Thảo luận thời hạn thanh toán. Có thể cấp hoặc yêu cầu các nhượng bộ. Đôi khi cam kết chiết khấu, hóa đơn điều chỉnh, điều kiện đặc biệt, phương thức giao hàng hoặc các mốc thanh toán.

Bán hàng cũng chọn khách hàng cần phát triển. Những quyết định này cấu trúc cash tương lai. Một thời hạn 90 ngày không có cùng tác động với thời hạn 30 ngày.

Một khoản chiết khấu không được ghi nhận có thể trở thành tranh chấp. Một PO không được lấy có thể chặn hóa đơn.

Một cam kết thương mại không được chuyển hóa có thể làm chậm thanh toán. Bán hàng không kiểm soát toàn bộ chu kỳ.

Nhưng bán hàng thường kiểm soát các điều kiện ban đầu sẽ làm cash trôi chảy hoặc khó khăn. Trách nhiệm của bán hàng vì vậy không chỉ là bán.

Mà là bán các điều kiện có thể được xuất hóa đơn, được phê duyệt và được thu tiền. Một doanh thu không chuyển hóa thành cash chưa phải là một hiệu suất hoàn chỉnh.

Quản trị bán hàng kiểm soát chất lượng vận hành của đơn

hàng

Quản trị bán hàng đóng vai trò trung tâm trong việc chuyển đổi giao dịch bán hàng thành cash. Chức năng này biến thỏa thuận thương mại thành đơn hàng có thể vận hành.

Kiểm tra thông tin. Cấu trúc dữ liệu. Đảm bảo các yếu tố cần thiết cho giao hàng, xuất hóa đơn và thanh toán đều có mặt.

Một đơn hàng được đóng khung tốt chuẩn bị cho một hóa đơn có thể thanh toán. Một đơn hàng không đầy đủ chuẩn bị cho một điểm chặn trong tương lai.

Quản trị bán hàng vì vậy kiểm soát một phần rất cụ thể của chất lượng cash tương lai. PO. Mã tham chiếu khách hàng.

Pháp nhân. Địa chỉ xuất hóa đơn. Điều kiện thanh toán. Giá. Chiết khấu. Số lượng. Yêu cầu chứng từ. Kênh xuất hóa đơn.

Khi một yếu tố thiếu nhưng đơn hàng vẫn tiếp tục, chu kỳ chấp nhận một rủi ro. Rủi ro này sẽ xuất hiện muộn hơn, thường ở thời điểm thu hồi công nợ.

Quản trị bán hàng không chịu trách nhiệm về thanh toán cuối cùng. Nhưng chịu trách nhiệm về chất lượng đầu vào của chu kỳ.

Và chất lượng này quyết định mạnh mẽ khả năng thu tiền.

Vận hành kiểm soát bằng chứng về giá trị đã giao

Vận hành có thể nghĩ rằng trách nhiệm của mình dừng lại ở giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ. Nhưng trong Revenue-to-Cash, vận hành cũng kiểm soát một yếu tố thiết yếu: bằng chứng về giá trị đã giao.

Khách hàng thanh toán dễ hơn khi điều được xuất hóa đơn khớp rõ với điều đã được giao, thực hiện, xác nhận hoặc nghiệm thu.

Vận hành vì vậy ảnh hưởng đến cash qua chất lượng thực hiện, nhưng cũng qua chất lượng chứng từ. Bằng chứng giao hàng.

Biên bản can thiệp. Báo cáo dịch vụ. Xác nhận mốc. Nghiệm thu khách hàng. Đo lường mức tiêu thụ. Xác nhận dịch vụ đã hoàn thành.

Nếu các bằng chứng này thiếu, khách hàng có thể tranh chấp. Hóa đơn có thể bị chặn. Thu hồi công nợ có thể bị yếu thế.

Tài chính có thể ghi nhận một khoản chậm mà không thể tự mình xử lý. Vận hành vì vậy kiểm soát một phần tính chính đáng của hóa đơn.

Họ không chỉ chịu trách nhiệm sản xuất. Họ còn góp phần làm cho khoản phải thu có thể được bảo vệ.

Xuất hóa đơn kiểm soát thời điểm cam kết trở thành khoản

phải thu đến hạn

Xuất hóa đơn là một mắt xích quyết định. Chức năng này biến đơn hàng, hợp đồng, giao hàng hoặc dịch vụ thành khoản phải thu đến hạn.

Nó kiểm soát thời điểm phát hành. Nó kiểm soát tính đúng của chứng từ. Nó kiểm soát độ chính xác của số tiền, thuế, mã tham chiếu, pháp nhân, diễn giải và tài liệu đính kèm.

Một hóa đơn đúng, rõ ràng và được gửi qua đúng kênh sẽ tăng tốc thanh toán. Một hóa đơn phát hành muộn, thiếu chính xác hoặc dễ bị từ chối sẽ kéo dài chu kỳ.

Xuất hóa đơn không phải lúc nào cũng kiểm soát dữ liệu đầu vào. Nhưng kiểm soát điểm chuyển đổi giữa hoạt động đã thực hiện và khoản phải thu được yêu cầu thanh toán. Đó là một trách nhiệm lớn.

Xuất hóa đơn nhanh nhưng thiếu chất lượng tạo ra từ chối. Xuất hóa đơn chậm nhưng hoàn hảo làm chậm cash.

Trách nhiệm đúng của xuất hóa đơn là phát hành đúng thời điểm một hóa đơn có thể thanh toán ngay từ lần đầu. Đây là một mục tiêu tài chính, không chỉ hành chính.

Thu hồi công nợ kiểm soát kỷ luật thu tiền

Thu hồi công nợ có trách nhiệm rõ ràng với cash. Chức năng này theo dõi các kỳ đến hạn. Nhắc nợ khách hàng. Đạt được cam kết thanh toán.

Nhận diện các điểm chặn. Ưu tiên các số tiền. Escalate các tình huống nhạy cảm. Đôi khi đàm phán kế hoạch thanh toán.

Cảnh báo về hành vi xuống cấp. Trách nhiệm của thu hồi công nợ là lớn, nhưng phải được định nghĩa đúng.

Thu hồi công nợ kiểm soát kỷ luật thu tiền trên các khoản phải thu rõ ràng, đến hạn và có thể thanh toán.

Nó không tự mình kiểm soát chất lượng của đơn hàng, hóa đơn, giao hàng, hợp đồng hoặc dữ liệu. Khi một hóa đơn sai, khi một hóa đơn điều chỉnh đang được chờ, khi một tranh chấp chất lượng chưa được xử lý, thu hồi công nợ không thể tự mình tạo ra cash.

Nó có thể làm rõ nguyên nhân. Có thể thúc đẩy xử lý. Có thể điều phối. Nhưng không nên trở thành chủ sở hữu của mọi lỗi trong chu kỳ.

Trách nhiệm của thu hồi công nợ là đạt được thanh toán khi khoản phải thu có thể thanh toán, và nhanh chóng phân loại điều gì đang ngăn nó được thanh toán.

Kế toán công nợ khách hàng kiểm soát tính dễ đọc của cash

đã nhận

Cash nhận được phải được đối chiếu. Đây là một trách nhiệm thường bị đánh giá thấp. Kế toán công nợ khách hàng và Cash Application đối chiếu thanh toán với hóa đơn, xử lý chênh lệch, nhận diện khấu trừ, kết sổ tài khoản và làm cho cash trở nên nhìn thấy trong hệ thống.

Một khoản thanh toán đã nhận nhưng chưa được đối chiếu có thể tiếp tục xuất hiện như một khoản nợ. Khách hàng có thể bị nhắc nợ sai.

Hạn mức có thể vẫn bị tiêu thụ. Một đơn hàng có thể bị chặn vô ích. DSO có thể bị sai lệch.

Thu hồi công nợ có thể mất thời gian. Credit Management có thể ra quyết định sai. Kế toán công nợ khách hàng không kiểm soát thời điểm khách hàng thanh toán.

Nhưng kiểm soát chất lượng đọc khoản thanh toán. Chức năng này biến chuyển động ngân hàng thành thông tin khách hàng có thể sử dụng.

Không có bước này, doanh nghiệp có thể đã nhận cash nhưng vẫn quản trị như thể chưa nhận được. Credit Management kiểm soát mức phơi nhiễm và quyết định

kinh tế

Credit Management có một trách nhiệm đặc biệt. Chức năng này không sở hữu toàn bộ các khoản thu, nhưng ảnh hưởng mạnh đến chất lượng cash.

Nó đặt hoặc khuyến nghị hạn mức. Phân tích rủi ro khách hàng. Theo dõi hành vi thanh toán. Phân xử các quyết định mở chặn. Đóng khung điều kiện tín dụng.

Cảnh báo các mức phơi nhiễm quá lớn. Kết nối rủi ro, biên lợi nhuận, thời hạn, khối lượng và vốn bị khóa.

Trách nhiệm của Credit Management không chỉ là giảm rủi ro. Mà là cấu trúc một mức phơi nhiễm khách hàng chấp nhận được.

Credit Management phải giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi kinh tế. Khách hàng nào xứng đáng được tài trợ? Hạn mức nào nhất quán với biên lợi nhuận và hành vi của họ?

Thời hạn nào chấp nhận được? Rủi ro nào được trả giá? Đơn hàng nào có thể được mở chặn? Điều kiện nào làm cho giao dịch bán hàng có thể được tài trợ?

Credit Management kiểm soát một phần governance của cash tương lai. Nhưng chính nó cũng phụ thuộc vào chất lượng thông tin thương mại, tài chính, vận hành và kế toán.

Pháp lý kiểm soát độ rõ ràng và khả năng thực thi của cam kết Pháp lý đôi khi được xem như xa cash. Đó là một sai lầm.

Một hợp đồng khó vận hành có thể chặn xuất hóa đơn hoặc tạo tranh chấp. Pháp lý vì vậy ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu tiền. Điều kiện xuất hóa đơn.

Các mốc thanh toán. Nghiệm thu khách hàng. Tiền phạt. Khoản giữ lại bảo hành. Thời hạn thanh toán. Quyền phát hành hóa đơn điều chỉnh.

Chứng từ cần thiết. Pháp nhân ký hợp đồng. Điều khoản tạm dừng. Cơ chế xử lý tranh chấp. Những yếu tố này phải vững về mặt pháp lý, nhưng cũng phải áp dụng được về mặt vận hành.

Một hợp đồng bảo vệ doanh nghiệp trên lý thuyết nhưng không thể được chuyển đúng vào đơn hàng, hóa đơn hoặc thu hồi công nợ có thể làm chậm cash.

Pháp lý vì vậy kiểm soát một phần độ rõ ràng kinh tế của quan hệ. Chức năng này phải góp phần làm cho cam kết có thể xuất hóa đơn, có thể chứng minh và có thể thu tiền.

Management kiểm soát governance của chuỗi

Management không xử lý từng hóa đơn. Nhưng management kiểm soát khung. Xác định ưu tiên. Phân xử xung đột. Đặt trách nhiệm.

Phê duyệt mức độ ngoại lệ. Áp đặt các nghi thức quản trị. Quyết định nguồn lực. Căn chỉnh chỉ số. Đây là một trách nhiệm thiết yếu.

Không có governance từ management, mỗi chức năng tối ưu phạm vi của mình. Bán hàng tối đa hóa doanh thu. Xuất hóa đơn tối đa hóa khối lượng phát hành.

Thu hồi công nợ gánh khoản quá hạn. Vận hành ưu tiên giao hàng. Tài chính bình luận DSO. Nhưng không ai thật sự quản trị hành trình từ bán hàng đến cash.

Management phải ngăn sự phân mảnh này. Management phải tổ chức trách nhiệm tập thể dưới một hình thức cụ thể: ai sở hữu nguyên nhân nào, thời hạn xử lý nào, chỉ số nào, quyết định phân xử nào?

Cash tập thể đòi hỏi một cơ chế quản trị tập thể. Nhưng cơ chế này phải được hiện thân rõ ràng.

Kiểm soát không giống ảnh hưởng Để làm rõ trách nhiệm về cash, cần phân biệt điều một chức năng kiểm soát và điều chức năng đó ảnh hưởng.

Bán hàng kiểm soát một số điều kiện thương mại, nhưng cũng ảnh hưởng đến chất lượng xuất hóa đơn bằng cách truyền đạt đúng các thỏa thuận.

Quản trị bán hàng kiểm soát chất lượng đơn hàng, nhưng ảnh hưởng đến thu hồi công nợ tương lai. Vận hành kiểm soát thực hiện và bằng chứng, nhưng ảnh hưởng đến độ vững của hóa đơn.

Xuất hóa đơn kiểm soát việc phát hành, nhưng phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào. Thu hồi công nợ kiểm soát nhắc nợ, nhưng phụ thuộc vào khả năng thanh toán của khoản phải thu.

Cash Application kiểm soát đối chiếu thanh toán, nhưng phụ thuộc vào chất lượng mã tham chiếu khách hàng. Credit Management kiểm soát hạn mức và quyết định phân xử, nhưng phụ thuộc vào thông tin được tạo ra bởi các chức năng khác.

Phân biệt này giúp tránh các lời trách móc không công bằng. Không thể bắt một chức năng chịu trách nhiệm cho điều họ không kiểm soát.

Nhưng có thể yêu cầu họ đóng góp vào điều họ ảnh hưởng. Trách nhiệm tập thể trở nên trưởng thành khi phân biệt được kiểm soát trực tiếp và ảnh hưởng gián tiếp.

Trách nhiệm tập thể không có nghĩa là trách nhiệm bị pha

loãng

Rủi ro của trách nhiệm tập thể là sự pha loãng. Mọi người chịu trách nhiệm, nên không ai chịu trách nhiệm. Để tránh điều đó, cần gán các trách nhiệm cụ thể.

Chất lượng dữ liệu khách hàng có chủ sở hữu. Mức độ đầy đủ của đơn hàng có chủ sở hữu. Thời hạn phát hành hóa đơn có chủ sở hữu.

Việc xử lý tranh chấp giá có chủ sở hữu. Việc xử lý tranh chấp chất lượng có chủ sở hữu. Hóa đơn điều chỉnh có chủ sở hữu.

Thanh toán chưa đối chiếu có chủ sở hữu. Vượt hạn mức có chủ sở hữu phân xử. Trách nhiệm tập thể liên quan đến kết quả tổng thể.

Trách nhiệm cá nhân liên quan đến nguyên nhân và hành động. Chính sự kết hợp này mới hoạt động. Cash thuộc về chuỗi.

Nhưng mỗi lỗi trong chuỗi phải có một người chịu trách nhiệm có thể nhận diện. Cash phải được quản trị theo nguyên nhân, không chỉ theo số

tiền

Nếu muốn làm rõ trách nhiệm, cần quản trị cash theo nguyên nhân. Một số tiền quá hạn là chưa đủ. Cần biết vì sao nó quá hạn.

Chậm thanh toán thuần túy từ khách hàng. Tranh chấp giá. Tranh chấp chất lượng. Hóa đơn bị từ chối. Thiếu PO.

Chờ hóa đơn điều chỉnh. Thanh toán chưa đối chiếu. Dữ liệu sai. Đang chờ khách hàng phê duyệt. Khó khăn tài chính.

Cam kết không được giữ. Mỗi nguyên nhân dẫn đến một trách nhiệm khác nhau. Nếu mọi thứ được gom chung trong bảng tuổi nợ, thu hồi công nợ trông như chịu trách nhiệm cho tất cả.

Nếu nguyên nhân được phân loại, tổ chức sẽ thấy ai cần hành động. Quản trị theo nguyên nhân vì vậy là một công cụ của công bằng và hiệu quả.

Nó tránh bắt sai người gánh một vấn đề họ không thể giải quyết. Nó cũng cho phép xử lý các nguyên nhân lặp lại tận gốc.

Cash không thể chỉ là một chỉ số của tài chính

Cash được tài chính theo dõi, nhưng được tạo ra bởi các hoạt động thương mại và hành chính. Đó là lý do nó không nên chỉ là một chỉ số tài chính được bình luận trong ban điều hành.

Nó phải trở thành một chỉ số vận hành được chia sẻ. Bán hàng phải thấy tác động của điều kiện thanh toán họ thương lượng.

Quản trị bán hàng phải thấy tác động của đơn hàng không đầy đủ. Vận hành phải thấy tác động của bằng chứng bị thiếu.

Xuất hóa đơn phải thấy tỷ lệ hóa đơn bị từ chối. Thu hồi công nợ phải thấy nguyên nhân khoản quá hạn.

Kế toán công nợ khách hàng phải thấy tác động của thanh toán chưa đối chiếu. Credit Management phải thấy lợi nhuận của phần vốn bị khóa.

Khi mỗi chức năng thấy tác động cash của mình, chủ đề trở nên cụ thể. Cash thoát khỏi reporting tài chính để đi vào quản trị hằng ngày.

Các chỉ số đúng cho trách nhiệm cash Để tổ chức trách nhiệm tập thể, chỉ số phải được điều chỉnh cho từng chức năng.

Với bán hàng: điều kiện thanh toán được thương lượng, tuân thủ quy tắc ngoại lệ, chất lượng truyền đạt thỏa thuận, biên lợi nhuận sau chi phí thời hạn, tranh chấp thương mại.

Với quản trị bán hàng: tỷ lệ đơn hàng đầy đủ, đơn hàng có PO bắt buộc, lỗi dữ liệu, đơn hàng bị chặn vì thiếu thông tin.

Với vận hành: bằng chứng giao hàng có sẵn, thời hạn phê duyệt, tranh chấp chất lượng, mốc có thể xuất hóa đơn được xác nhận.

Với xuất hóa đơn: thời hạn phát hành, tỷ lệ hóa đơn bị từ chối, tỷ lệ hóa đơn phải sửa, tỷ lệ hóa đơn có thể thanh toán ngay từ lần đầu.

Với thu hồi công nợ: cam kết thanh toán đạt được và được giữ, khoản chậm thật sự có thể thu hồi, nguyên nhân được phân loại, ưu tiên theo số tiền.

Với kế toán công nợ khách hàng: thời hạn đối chiếu, cash chưa phân bổ, chênh lệch chưa phân loại, thanh toán được đối chiếu trong ngày.

Với Credit Management: mức phơi nhiễm, vượt hạn mức, chi phí vốn bị khóa, quyết định phân xử, rủi ro, hạn mức và đóng góp sau thời hạn.

Các chỉ số này phải luôn kết nối với kết quả tổng thể. Nếu không, mỗi chức năng sẽ tối ưu bảng điều khiển của mình mà không cải thiện cash.

Các nghi thức governance làm cho trách nhiệm trở thành

thực tế

Chỉ số là chưa đủ. Cần có nghi thức. Rà soát khoản quá hạn theo nguyên nhân. Rà soát tranh chấp theo chủ sở hữu.

Rà soát hóa đơn bị từ chối. Rà soát hóa đơn điều chỉnh đang chờ. Rà soát thanh toán chưa đối chiếu.

Rà soát khách hàng có mức phơi nhiễm cao. Rà soát ngoại lệ thương mại. Rà soát thời hạn giữa giao hàng và xuất hóa đơn.

Các nghi thức này phải định hướng quyết định. Chúng không nên chỉ giới hạn ở việc bình luận số tiền. Chúng phải trả lời các câu hỏi cụ thể.

Ai hành động? Trước khi nào? Nguyên nhân lặp lại nào cần được sửa? Cần quyết định phân xử nào? Quy tắc nào phải thay đổi?

Khách hàng nào cần được rà soát? Cash trở thành một trách nhiệm thật khi các buổi rà soát tạo ra quyết định và các quyết định được theo dõi.

Không có điều đó, trách nhiệm chỉ là tuyên bố.

Ban điều hành phải mang thông điệp

Trách nhiệm tập thể về cash không thể chỉ dựa vào tài chính. Nếu ban điều hành không mang thông điệp, cash vẫn bị nhìn như một ràng buộc tài chính.

Ban điều hành phải nhắc rằng cash là điều kiện của tự do chiến lược. Nó tài trợ cho tăng trưởng. Nó giảm phụ thuộc bên ngoài.

Nó cho phép đầu tư. Nó bảo vệ doanh nghiệp trong giai đoạn căng thẳng. Nó tạo biên độ hành động. Ban điều hành cũng phải nhắc rằng chất lượng cash phản ánh chất lượng thực thi của doanh nghiệp.

Một tổ chức bán tốt nhưng thu tiền kém là một tổ chức có vấn đề về chuỗi. Vì vậy, ban điều hành phải biến cash thành một chủ đề hiệu suất tổng thể, không phải chủ đề cuối tháng.

Thông điệp đơn giản là: cash không phải việc của một phòng ban. Nó là kết quả của cách chúng ta bán, phục vụ, xuất hóa đơn, xử lý và quản trị.

Vai trò cụ thể của Credit Management

Trong trách nhiệm tập thể này, Credit Management đóng vai trò giao diện. Chức năng này không chỉ là tài chính, không chỉ là rủi ro, cũng không chỉ là thu hồi công nợ.

Nó kết nối nhiều chiều. Khách hàng. Rủi ro. Cash. Biên lợi nhuận. Thời hạn. Hạn mức. Tranh chấp. Hành vi thanh toán.

Mức phơi nhiễm. Vai trò của Credit Management là giúp doanh nghiệp nói một ngôn ngữ kinh tế chung. Nó có thể cho bán hàng thấy chi phí của một thời hạn.

Có thể cho tài chính thấy giá trị của một khách hàng chiến lược. Có thể cho vận hành thấy chi phí cash của một tranh chấp chất lượng.

Có thể cho management thấy các nguyên nhân nội bộ của chậm thanh toán. Có thể cho thu hồi công nợ thấy khoản phải thu nào thật sự có thể thu hồi.

Credit Management không phải chủ sở hữu duy nhất của cash. Nhưng nó có thể là một trong những chức năng điều phối governance của cash.

Nó giúp biến trách nhiệm tập thể thành các quyết định cụ thể. Kết luận: cash là tập thể, nhưng nguyên nhân phải có chủ sở hữu Ai chịu trách nhiệm về cash?

Cả doanh nghiệp. Nhưng không phải một cách mơ hồ. Ngân quỹ quản trị thanh khoản. Bán hàng tạo ra các điều kiện kinh tế ban đầu.

Quản trị bán hàng bảo vệ chất lượng đơn hàng. Vận hành tạo ra giá trị và bằng chứng. Pháp lý làm cho cam kết rõ ràng và có thể vận hành.

Xuất hóa đơn làm khoản phải thu trở nên đến hạn. Thu hồi công nợ đạt được thanh toán và phân loại các điểm chặn.

Kế toán công nợ khách hàng làm cho cash đã nhận trở nên dễ đọc. Credit Management phân xử mức phơi nhiễm, rủi ro và vốn bị khóa.

Management tổ chức governance của chuỗi. Mỗi chức năng kiểm soát một phần của chu kỳ và ảnh hưởng đến phần còn lại.

Chính sự phân biệt này giúp tránh hai sai lầm. Sai lầm thứ nhất: biến cash thành một chủ đề thuần túy tài chính.

Sai lầm thứ hai: nói rằng mọi người đều chịu trách nhiệm nhưng không gán nguyên nhân. Cash mang tính tập thể vì nó đi xuyên qua các chức năng.

Nhưng chậm thanh toán, tranh chấp, lỗi, phê duyệt chậm, hóa đơn bị từ chối, thanh toán chưa đối chiếu và ngoại lệ phải có chủ sở hữu chính xác.

Một doanh nghiệp trưởng thành không chỉ hỏi: chúng ta đã thu được bao nhiêu? Doanh nghiệp đó hỏi: phần nào của chu kỳ đã giúp hoặc cản trở việc thu tiền, và ai phải hành động? Đó là cách cash ngừng là một chỉ số bị chịu đựng.

Nó trở thành một trách nhiệm được tổ chức.