Khoản phải thu khách hàng thường được nhìn như một dữ liệu kế toán. Chúng xuất hiện trên bảng cân đối kế toán.
Chúng đi vào chỉ số DSO. Chúng được theo dõi trong bảng tuổi nợ. Chúng là đối tượng của nhắc nợ, dự phòng, rà soát tín dụng và các bình luận về ngân quỹ.
Nhưng cách đọc này đôi khi vẫn quá trừu tượng. Một khoản phải thu khách hàng không chỉ là một dòng đang mở trong hệ thống. Đó là tiền chưa có sẵn. Đó là phần vốn mà doanh nghiệp đã cam kết vào một quan hệ thương mại và đang chờ thu hồi.
Mỗi hóa đơn chưa thanh toán đại diện cho một giao dịch bán hàng đã thực hiện, nhưng chưa chuyển hóa thành cash. Mỗi thời hạn được cấp là một giai đoạn trong đó doanh nghiệp tài trợ cho khách hàng. Mỗi khoản chậm kéo dài khoản tài trợ này. Mỗi tranh chấp khiến phần vốn đó kém sẵn có hơn và khó dự báo hơn. Đo lường phần vốn bị khóa trong khoản phải thu khách hàng vì vậy là làm rõ một câu hỏi đơn giản: hiện có bao nhiêu tiền của doanh nghiệp đang bị khóa ở khách hàng, trong bao lâu, với rủi ro nào và cho đóng góp nào?
Câu hỏi này thay đổi cách đọc khoản phải thu khách hàng. Doanh nghiệp không còn chỉ nhìn vào số tiền khoản phải thu.
Doanh nghiệp nhìn vào phần vốn được huy động bởi chu kỳ khách hàng. Doanh nghiệp không còn chỉ nhìn vào DSO.
Doanh nghiệp nhìn vào khách hàng, phân khúc, thời hạn, khoản chậm, tranh chấp và chất lượng chuyển đổi thành cash. Bài viết này thuộc chủ đề “Dòng tiền & vốn lưu động” trong chuỗi nội dung: làm rõ lượng tiền bị khóa trong khoản phải thu khách hàng, bằng cách đo các khoản phải thu, thời hạn, phân khúc khách hàng, số tiền phơi nhiễm và cách chúng chuyển hóa thành một vấn đề tài chính.
Một khoản phải thu khách hàng là vốn được cho khách hàng vay Khi doanh nghiệp bán chịu, doanh nghiệp cấp một khoản tài trợ.
Khách hàng nhận sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi thanh toán. Trong giai đoạn đó, doanh nghiệp mang một khoản phải thu.
Khoản phải thu này là quyền được thu tiền, nhưng chưa phải là cash. Vì vậy, nó đại diện cho phần vốn bị khóa.
Nếu một hóa đơn 100.000 euro thanh toán sau 60 ngày, doanh nghiệp chấp nhận khóa 100.000 euro trong hai tháng. Nếu khách hàng trả chậm 30 ngày, khoản vốn này bị khóa trong ba tháng.
Nếu hóa đơn đang tranh chấp, thời hạn trở nên không chắc chắn. Thực tế này cần được diễn đạt rõ ràng.
Khoản phải thu khách hàng không chỉ là một tài sản. Đó là một cách sử dụng vốn của doanh nghiệp. Và như mọi cách sử dụng vốn, nó phải được đo lường, quản trị và so sánh với giá trị mà nó giúp tạo ra.
Số tiền khoản phải thu là chưa đủ
Phản xạ đầu tiên là nhìn vào tổng số tiền khoản phải thu khách hàng. Điều này hữu ích. Nhưng số tiền đó không nói hết mọi thứ.
Hai doanh nghiệp có thể cùng có 10 triệu euro khoản phải thu khách hàng, nhưng ở trong hai tình huống rất khác nhau.
Doanh nghiệp thứ nhất có các khoản phải thu mới, chưa đến hạn, trên khách hàng đáng tin cậy, với thanh toán đều đặn sau 30 ngày.
Doanh nghiệp thứ hai có các khoản phải thu cũ, đang tranh chấp, tập trung vào vài khách hàng, với chậm thanh toán thường xuyên và rủi ro cao.
Cùng số tiền. Không cùng vốn kinh tế. Không cùng mức thanh khoản. Không cùng rủi ro. Không cùng mức độ khẩn cấp. Đo lường vốn bị khóa vì vậy đòi hỏi phải phân loại chất lượng các khoản phải thu.
Không chỉ là bao nhiêu, mà là ở đâu, từ bao lâu, trên khách hàng nào, trong điều kiện nào và với xác suất chuyển hóa thành cash ra sao.
Số tiền gộp là điểm khởi đầu. Chất lượng của số tiền mới là thông tin thật sự.
Thời hạn biến số tiền thành một vấn đề tài chính
Thời gian nằm ở trung tâm của phép đo. Một euro thu được ngày mai không có cùng giá trị vận hành với một euro thu được sau 90 ngày.
Một khoản phải thu càng mở lâu, nó càng khóa vốn của doanh nghiệp lâu hơn. Thời hạn vì vậy cho phép biến một số tiền kế toán thành một vấn đề tài chính.
Một khoản phải thu 500.000 euro ở 30 ngày đại diện cho một nỗ lực tài trợ khác với khoản phải thu 500.000 euro ở 120 ngày.
Số tiền giống nhau. Nhưng thời gian khóa vốn dài gấp bốn lần. Đó là lý do phải luôn đọc khoản phải thu cùng với tuổi nợ và thời hạn thu tiền thực tế.
Vốn bị khóa không chỉ là lượng khoản phải thu tại một thời điểm. Nó cũng là thời gian mà lượng khoản phải thu đó bị giữ lại.
Phép đo vì vậy phải trả lời hai câu hỏi. Bao nhiêu đang bị khóa? Trong bao lâu? Dư nợ trung bình làm hiện rõ phần vốn được sử dụng Để đo vốn bị khóa, dư nợ trung bình là một chỉ số trung tâm.
Nó đại diện cho số tiền khoản phải thu trung bình mà doanh nghiệp mang trong một giai đoạn.
Một công thức đơn giản để ước tính là:
Dư nợ trung bình khách hàng = Doanh thu hằng năm của khách hàng x thời hạn thu tiền trung
bình / 365
Ví dụ:
Doanh thu hằng năm của khách hàng: 2.000.000 euro
Thời hạn thu tiền trung bình: 60 ngày
Dư nợ trung bình = 2.000.000 x 60 / 365
Dư nợ trung bình = khoảng 328.767 euro Điều này có nghĩa là doanh nghiệp khóa trung bình khoảng 329.000 euro để tài trợ cho khách hàng này.
Nếu thời hạn thực tế tăng lên 90 ngày, dư nợ trung bình trở thành:
2.000.000 x 90 / 365
Khoảng 493.151 euro
Chênh lệch là khoảng 164.384 euro vốn bổ sung bị khóa. Phép tính này rất dễ hiểu. Nó cho thấy 30 ngày thời hạn bổ sung không phải là một khái niệm trừu tượng. Nó tiêu thụ vốn.
DSO cho cái nhìn tổng thể, nhưng chưa đủ
DSO thường được dùng để đo thời hạn trung bình chuyển đổi doanh số thành cash. Nó hữu ích để đưa ra một cái nhìn tổng thể.
Nhưng nó có giới hạn. Nó gộp chung những hành vi rất khác nhau. Nó có thể che giấu các phân khúc nhanh và các phân khúc chậm.
Nó không phải lúc nào cũng phân biệt được chậm thanh toán tự nguyện, tranh chấp, hóa đơn bị từ chối, tác động tăng trưởng hoặc vấn đề đối chiếu thanh toán.
Nó có thể cho thấy một mức trung bình đúng trong khi một số vùng của danh mục đang khóa rất nhiều vốn. Đo lường vốn bị khóa vì vậy đòi hỏi đi xa hơn DSO tổng thể.
Cần đi xuống cấp khách hàng, phân khúc, quốc gia, kênh bán, pháp nhân, dòng hoạt động hoặc loại hợp đồng. DSO nói: nhìn tổng thể, chúng ta mất bao nhiêu ngày để thu tiền? Đo lường vốn bị khóa phải nói: vốn của chúng ta đang bị khóa ở đâu, bởi ai, vì sao và với mức độ tài chính nào?
Bảng tuổi nợ cho thấy độ sâu của sự khóa vốn
Bảng tuổi nợ là một công cụ thiết yếu để hình dung sự già đi của khoản phải thu. Nó phân biệt số tiền chưa đến hạn, quá hạn từ 1 đến 30 ngày, từ 31 đến 60 ngày, từ 61 đến 90 ngày, trên 90 ngày, đôi khi xa hơn.
Cách đọc này giúp hiểu độ sâu của sự khóa vốn. Một khoản phải thu chưa đến hạn có thể nằm trong chu kỳ bình thường.
Một khoản phải thu quá hạn 10 ngày có thể là một khoản chậm vận hành cần xử lý. Một khoản phải thu quá hạn 120 ngày là một khoản vốn bị khóa đáng lo ngại hơn nhiều.
Nó có thể cho thấy một tranh chấp, điểm yếu trong thu hồi công nợ, khó khăn của khách hàng, lỗi chứng từ hoặc rủi ro mất tiền.
Tuổi nợ thay đổi cách đọc khoản phải thu khách hàng. Một triệu euro chưa đến hạn không có cùng ý nghĩa với một triệu euro quá hạn hơn 90 ngày.
Vốn bị khóa cũng già đi. Và càng già, nó càng khó chuyển đổi thành cash có thể dự báo.
Các khoản chưa đến hạn cũng khóa vốn
Không nên chỉ tập trung vào các khoản quá hạn. Các khoản phải thu chưa đến hạn cũng khóa vốn. Chúng tương ứng với thời hạn thanh toán bình thường đã cấp cho khách hàng.
Nếu doanh nghiệp bán với thời hạn 60 ngày, các khoản phải thu chưa đến hạn thường đại diện cho một phần lớn của khoản phải thu khách hàng.
Chúng không bất thường. Nhưng chúng tiêu thụ cash. Đây là một phân biệt quan trọng. Một khách hàng có thể thanh toán hoàn hảo đúng hạn nhưng vẫn huy động rất nhiều vốn nếu điều kiện thanh toán dài và khối lượng cao.
Rủi ro không nhất thiết cao. Nhưng khoản tài trợ là có thật.
Đo lường vốn bị khóa vì vậy cần nhìn đồng thời vào:
Vốn bị khóa trong chu kỳ bình thường. Vốn bị khóa trong các khoản chậm. Vốn bị khóa trong tranh chấp. Vốn bị khóa trong các khoản thanh toán chưa được đối chiếu.
Các khoản quá hạn cho thấy sự lệch khỏi kế hoạch. Các khoản chưa đến hạn cho thấy khoản tài trợ mang tính cấu trúc đã cấp cho khách hàng.
Chậm thanh toán kéo dài khoản tài trợ đã dự kiến
Khi khách hàng thanh toán sau ngày đến hạn, họ kéo dài khoản tài trợ đã được cấp. Thời hạn hợp đồng có thể là 60 ngày.
Thanh toán đến sau 85 ngày. Doanh nghiệp vì vậy đã tài trợ thêm 25 ngày. Phần bổ sung này có thể đo được.
Vốn bổ sung bị khóa = Doanh thu liên quan x số ngày chậm / 365
Hoặc theo từng hóa đơn:
Số tiền hóa đơn x số ngày chậm
Phép tính này giúp làm hiện rõ trọng lượng của các khoản chậm. Một hóa đơn 200.000 euro được thanh toán chậm 30 ngày đại diện cho 6.000.000 euro-ngày bị khóa. Để chuyển điều đó thành chi phí tài chính, áp dụng chi phí vốn:
200.000 x 30 x 8% / 365 = khoảng 1.315 euro
Chậm thanh toán vì vậy không chỉ là vượt quá ngày đến hạn. Đó là một khoản tài trợ bổ sung không dự kiến, thường không được trả giá.
Tranh chấp khóa một phần vốn không chắc chắn
Tranh chấp cần được xử lý riêng. Một khoản phải thu đang tranh chấp vẫn nằm trong khoản phải thu khách hàng, nhưng khả năng chuyển đổi thành cash là không chắc chắn.
Khách hàng tranh chấp số tiền, chất lượng, giao hàng, giá, thuế, hợp đồng, PO hoặc một điều kiện khác. Vốn bị khóa, nhưng thời điểm thu tiền thực tế trở nên mơ hồ.
Số tiền thu được có thể giảm. Thời hạn có thể kéo dài. Một hóa đơn điều chỉnh có thể phải được phát hành.
Một khoản dự phòng có thể trở nên cần thiết. Vì vậy, cần đo tranh chấp như một túi vốn bị khóa riêng.
Tổng số tiền đang tranh chấp. Tuổi trung bình của tranh chấp. Số tiền tranh chấp theo nguyên nhân. Số tiền tranh chấp theo người phụ trách.
Số tiền tranh chấp trên 30, 60 hoặc 90 ngày. Tỷ trọng tranh chấp trong khoản phải thu khách hàng. Phép đo này giúp hiểu bao nhiêu cash đang bị chặn không phải vì khả năng thanh toán của khách hàng, mà vì một điểm đứt trong chu kỳ Revenue-to-Cash.
Một tranh chấp là một khoản phải thu không còn di chuyển bình thường về phía thu tiền. Các khoản thanh toán chưa đối chiếu làm sai lệch phép đo
vốn bị khóa
Một khoản thanh toán đã nhận nhưng chưa được đối chiếu có thể tạo ra hình ảnh sai về mức phơi nhiễm.
Hóa đơn vẫn mở. Khách hàng có vẻ như vẫn còn phải trả. Hạn mức có thể vẫn bị tiêu thụ. DSO có thể bị làm xấu.
Thu hồi công nợ có thể nhắc nợ sai. Trong trường hợp này, vốn không còn thật sự bị khóa theo cùng nghĩa, vì cash đã đến.
Nhưng thông tin trong hệ thống vẫn tiếp tục trình bày như thể nó đang bị khóa. Đó là lý do các khoản thanh toán chưa đối chiếu phải được tách riêng trong phân tích.
Chúng không phải là rủi ro thu tiền. Chúng là rủi ro đọc sai dữ liệu. Chúng làm sai lệch các quyết định tín dụng, nhắc nợ, chặn đơn hàng và chỉ số. Đo lường vốn bị khóa vì vậy đòi hỏi làm sạch dữ liệu.
Một khoản phải thu khách hàng đáng tin cậy cần Cash Application nhanh và chính xác. Nếu không, doanh nghiệp tưởng rằng vốn đang bị khóa, trong khi chủ yếu đang có vấn đề phân bổ cash.
Các phân khúc khách hàng không tiêu thụ cùng một lượng vốn Đo lường vốn bị khóa ở cấp tổng thể là hữu ích.
Nhưng giá trị thật đến từ phân tích theo phân khúc. Theo loại khách hàng. Theo quốc gia. Theo kênh. Theo hoạt động.
Theo nhân viên kinh doanh. Theo pháp nhân. Theo ngành. Theo loại hợp đồng. Theo phương thức xuất hóa đơn. Một số phân khúc có thể thanh toán nhanh và tạo ít nhu cầu vốn lưu động.
Một số khác có thể áp đặt thời hạn dài, nhiều tranh chấp, cổng khách hàng phức tạp hoặc khấu trừ thường xuyên.
Một phân khúc tăng trưởng mạnh có thể tiêu thụ nhiều vốn ngay cả khi khách hàng thanh toán đúng. Một phân khúc biên lợi nhuận thấp và thời hạn dài có thể có hiệu suất tài chính yếu.
Phân tích theo phân khúc giúp tránh những mức trung bình gây hiểu lầm. Nó cho thấy vốn khách hàng thật sự được sử dụng ở đâu.
Nó cũng giúp ra quyết định: phát triển, thương lượng lại, bảo vệ, tự động hóa, rút ngắn thời hạn, điều chỉnh giá, rà soát hạn mức.
Khoản phải thu khách hàng khi đó trở thành bản đồ của phần vốn bị khóa.
Khách hàng lớn thường tập trung mức phơi nhiễm
Các khách hàng lớn cần được chú ý đặc biệt. Họ thường đại diện cho một phần quan trọng của doanh thu, nhưng cũng là một phần quan trọng của khoản phải thu.
Một key account có thể tập trung nhiều triệu euro dư nợ. Họ có thể áp đặt thời hạn dài, cổng khách hàng, điều kiện đặc thù, khấu trừ và quy trình xác nhận phức tạp.
Ngay cả khi họ có khả năng thanh toán tốt, họ vẫn có thể khóa rất nhiều vốn. Vì vậy, cần đo mức độ tập trung phơi nhiễm.
Mười khách hàng đứng đầu theo dư nợ là ai? Họ đại diện cho tỷ trọng nào trong khoản phải thu khách hàng?
Thời hạn thực tế của họ là gì? Phần nào đã quá hạn? Phần nào đang tranh chấp? Họ tạo ra biên lợi nhuận bao nhiêu?
Họ huy động bao nhiêu vốn so với đóng góp của họ? Một khách hàng lớn có thể mang tính chiến lược.
Nhưng chiến lược không có nghĩa là miễn phí. Khách hàng càng khóa nhiều vốn, quan hệ càng phải được quản trị chính xác.
Khách hàng nhỏ có thể tạo ra phần vốn bị khóa phân tán
Ngược lại, các khách hàng nhỏ cũng có thể khóa vốn một cách phân tán. Mỗi khoản phải thu nhỏ. Mỗi khoản chậm có vẻ ít quan trọng.
Nhưng tổng thể có thể trở nên đáng kể. Nhiều số dư nhỏ, hóa đơn cũ, thanh toán một phần, chênh lệch chưa xử lý, nhắc nợ yếu hoặc tài khoản ít được theo dõi có thể làm nghẽn khoản phải thu khách hàng.
Rủi ro không phải lúc nào cũng là khoản mất lớn. Rủi ro là sự lộn xộn vận hành và sự kém hiệu quả trong chuyển đổi cash. Đo lường vốn bị khóa vì vậy phải phân biệt các tập trung dễ thấy và các tích lũy phân tán.
Khách hàng lớn tập trung mức phơi nhiễm. Tài khoản nhỏ có thể làm phân tán nỗ lực. Hai nhóm này cần các phương pháp khác nhau.
Với khách hàng lớn: phân tích riêng, rà soát chuyên biệt, governance cụ thể. Với khách hàng nhỏ: tự động hóa, quy tắc ngưỡng, nhắc nợ chuẩn hóa, làm sạch số dư, scoring, quy trình đơn giản hóa.
Chuyển dư nợ thành chi phí tài chính
Khi đã đo được phần vốn bị khóa, cần chuyển nó thành chi phí.
Công thức đơn giản là:
Chi phí hằng năm của vốn bị khóa = Dư nợ trung bình x chi phí vốn hằng năm
Ví dụ:
Dư nợ trung bình khách hàng: 500.000 euro
Chi phí vốn hằng năm: 8%
Chi phí hằng năm = 500.000 x 8%
Chi phí hằng năm = 40.000 euro Điều này có nghĩa là khách hàng này tốn khoảng 40.000 euro mỗi năm vì vốn bị khóa, trước cả khi tính đến chậm thanh toán, tranh chấp, khấu trừ hoặc chi phí quản lý.
Phép đo này cho phép so sánh chi phí tài chính với biên lợi nhuận. Nếu khách hàng tạo ra 200.000 euro biên lợi nhuận gộp, chi phí vốn đại diện cho 20% biên lợi nhuận này.
Nếu khách hàng tạo ra 50.000 euro biên lợi nhuận, chi phí vốn đại diện cho 80%. Cùng một mức phơi nhiễm không có cùng ý nghĩa tùy theo đóng góp.
Vốn bị khóa phải luôn được đọc cùng với biên lợi nhuận mà nó giúp tạo ra.
Chuyển một cải thiện thời hạn thành cash được giải phóng
Phép đo trở nên rất hữu ích khi nó cho thấy lượng cash có thể được giải phóng. Nếu doanh nghiệp giảm thời hạn thu tiền trung bình 10 ngày trên doanh thu hằng năm 50 triệu euro, lượng cash được giải phóng xấp xỉ là:
50.000.000 x 10 / 365
Khoảng 1.369.863 euro Điều này có nghĩa là 10 ngày thời hạn ít hơn giải phóng khoảng 1,37 triệu euro vốn. Phép tính này rất mạnh.
Nó giúp gắn giá trị tài chính cho các hành động vận hành. Giảm chậm thanh toán. Xuất hóa đơn nhanh hơn.
Xử lý tranh chấp. Cải thiện cổng khách hàng. Tăng tốc đối chiếu thanh toán. Thương lượng lại một số thời hạn.
Mỗi hành động này có thể giải phóng cash. Khoản phải thu khách hàng khi đó trở thành một nguồn vốn có thể huy động.
Không phải bằng phép màu, mà bằng cải thiện chu kỳ.
Chuyển một khoản chậm thành chi phí vốn
Các khoản chậm cũng phải được chuyển thành chi phí.
Ví dụ:
Số tiền quá hạn trung bình: 4.000.000 euro
Thời gian chậm trung bình: đã được bao gồm trong dư nợ quá hạn
Chi phí vốn hằng năm: 8%
Chi phí hằng năm xấp xỉ của phần vốn bị khóa trong các khoản quá hạn = 4.000.000 x 8%
Chi phí = 320.000 euro mỗi năm
Cũng có thể tính theo từng hóa đơn:
Số tiền x số ngày chậm x chi phí vốn / 365
Phương pháp này chính xác hơn để đo chi phí thực tế của các khoản chậm. Nó giúp ưu tiên. Một khoản chậm ngắn trên số tiền lớn có thể tốn kém hơn một khoản chậm dài trên số tiền nhỏ.
Một khoản chậm trên khách hàng biên lợi nhuận thấp có thể phá hủy nhiều giá trị hơn một khoản chậm trên khách hàng biên lợi nhuận cao.
Chuyển đổi thành tiền giúp tránh nhìn các khoản chậm chỉ theo tuổi nợ hoặc số lượng hóa đơn. Nó nhìn các khoản chậm theo vốn bị khóa và chi phí kinh tế.
Đo vốn bị khóa theo khách hàng
Một cách rất cụ thể là xây dựng một hồ sơ khách hàng định hướng vốn.
Với mỗi khách hàng quan trọng, có thể theo dõi:
Doanh thu hằng năm. Biên lợi nhuận gộp. Thời hạn hợp đồng. Thời hạn thu tiền thực tế. Dư nợ trung bình.
Dư nợ tối đa. Số tiền quá hạn. Số tiền tranh chấp. Các khoản thanh toán chưa đối chiếu. Hạn mức tín dụng.
Tỷ lệ sử dụng hạn mức. Chi phí hằng năm của vốn bị khóa. Biên lợi nhuận sau chi phí vốn. Hồ sơ này cho phép đọc quan hệ khách hàng theo cách khác.
Một khách hàng không còn chỉ là doanh thu và biên lợi nhuận. Khách hàng trở thành một cách sử dụng vốn với một mức lợi suất.
Cách nhìn này giúp quyết định: phát triển, duy trì, bảo vệ, thương lượng lại hoặc giảm phơi nhiễm. Nó cũng mang lại cho đối thoại thương mại một cơ sở khách quan hơn.
Đo vốn bị khóa theo phân khúc
Logic tương tự có thể được áp dụng cho các phân khúc. Phân khúc A: 20 triệu euro doanh thu, thời hạn thực tế 45 ngày, biên lợi nhuận cao, ít tranh chấp.
Phân khúc B: 20 triệu euro doanh thu, thời hạn thực tế 90 ngày, biên lợi nhuận trung bình, nhiều tranh chấp.
Cùng doanh thu. Vốn bị khóa rất khác nhau. Với phân khúc A: 20.000.000 x 45 / 365 = khoảng 2,47 triệu euro dư nợ trung bình.
Với phân khúc B: 20.000.000 x 90 / 365 = khoảng 4,93 triệu euro dư nợ trung bình. Phân khúc B khóa thêm khoảng 2,46 triệu euro vốn.
Với chi phí vốn 8%, con số đó tương ứng khoảng 197.000 euro chi phí hằng năm bổ sung. Cách đọc này giúp đưa ra các quyết định chiến lược.
Phân khúc B có đủ sinh lợi để biện minh cho phần vốn này không? Có thể rút ngắn thời hạn không?
Có cần tăng giá không? Có cần cải thiện chu kỳ xuất hóa đơn không? Có cần rà soát điều kiện thương mại không?
Phân khúc hóa biến nhu cầu vốn lưu động thành một công cụ quản trị business.
Phân biệt vốn bình thường và vốn bị khóa bất thường
Tất cả khoản phải thu đều khóa vốn, nhưng không phải khoản nào cũng đặt ra cùng một vấn đề. Cần phân biệt vốn bình thường và vốn bị khóa bất thường.
Vốn bình thường tương ứng với các khoản phải thu chưa đến hạn trong điều kiện đã thương lượng. Nó phản ánh mô hình thương mại.
Vốn bị khóa bất thường tương ứng với chậm thanh toán, tranh chấp, hóa đơn bị từ chối, thanh toán chưa được đối chiếu, khoản phải thu cũ, vượt thời hạn thực tế, chênh lệch chưa xử lý.
Loại thứ nhất có thể được chấp nhận nếu nhất quán với chiến lược và biên lợi nhuận. Loại thứ hai phải được giảm.
Phân biệt này quan trọng để tránh cách đọc quá thô. Giảm khoản phải thu khách hàng không nhất thiết có nghĩa là giảm mọi mức phơi nhiễm.
Trước tiên cần xác định phần vốn bị sử dụng kém. Phần không hỗ trợ tăng trưởng sinh lợi. Phần bị chặn bởi lỗi quy trình.
Phần không được trả giá bởi biên lợi nhuận. Phần mang rủi ro không được kiểm soát.
Vốn bị khóa phải được so sánh với hạn mức tín dụng
Hạn mức tín dụng đại diện cho lượng vốn tối đa mà doanh nghiệp chấp nhận phơi nhiễm trên một khách hàng.
Dư nợ thực tế cho thấy lượng vốn thật sự đang bị khóa. So sánh hai yếu tố này cung cấp thông tin hữu ích.
Một khách hàng gần chạm hạn mức đang tiêu thụ gần như toàn bộ phong bì đã dự kiến. Một khách hàng thường xuyên vượt hạn mức đang huy động nhiều vốn hơn mức đã được quyết định.
Một khách hàng có hạn mức cao nhưng ít sử dụng có thể đang bị đặt hạn mức quá lớn. Một khách hàng có hạn mức thấp nhưng rất sinh lợi có thể đang bị kìm hãm phát triển.
Hạn mức vì vậy phải được xem lại dưới ánh sáng của vốn bị khóa thực tế. Nó không chỉ nên là một ngưỡng chặn.
Nó phải là một công cụ phân bổ vốn. Câu hỏi đúng là: hạn mức được cấp cho khách hàng này có tương ứng với lượng vốn mà chúng ta thật sự muốn đầu tư vào quan hệ này không?
Các khoản phải thu cũ phải được xử lý như vốn suy giảm
chất lượng
Một khoản phải thu càng già, chất lượng của nó càng suy giảm. Nó vẫn có thể thu được. Nhưng mức độ bất định tăng lên.
Khách hàng có thể tranh chấp. Bằng chứng có thể khó tập hợp hơn. Người liên hệ có thể thay đổi. Rủi ro dự phòng tăng.
Xác suất thu hồi có thể giảm. Một khoản phải thu cũ vì vậy phải được xử lý như phần vốn đã suy giảm chất lượng.
Nó không có cùng chất lượng với một khoản phải thu mới. Nó cần được rà soát riêng: nguyên nhân, người phụ trách, hành động, xác suất thu tiền, nhu cầu dự phòng, quyết định escalation, khả năng chuyển thành mất mát. Để một khoản phải thu già đi nghĩa là để một tài sản suy giảm. Đo vốn bị khóa vì vậy phải tích hợp tuổi nợ, không chỉ số tiền.
Dự phòng cho thấy sự suy giảm chất lượng của vốn bị khóa
Dự phòng phải thu khó đòi cho thấy doanh nghiệp không nghĩ sẽ thu hồi được toàn bộ số tiền. Đó là một tín hiệu quan trọng.
Nó cho thấy một phần vốn bị khóa trong khoản phải thu khách hàng đã mất chất lượng. Nhưng không nên chờ đến lúc lập dự phòng mới hành động.
Dự phòng thường là một sự ghi nhận muộn. Trước đó đã có các tín hiệu: chậm lặp lại, tranh chấp già đi, cam kết không được giữ, khó khăn tài chính, không phản hồi, pháp lý, khấu trừ lớn. Đo lường vốn bị khóa phải giúp dự đoán trước các suy giảm này.
Câu hỏi không chỉ là: cần trích lập dự phòng bao nhiêu? Câu hỏi là: bao nhiêu vốn đang bắt đầu mất chất lượng, và vì sao?
Cách đọc này giúp chuyển từ phản ứng kế toán sang quản trị chủ động rủi ro và cash. Các chỉ số chính cần theo dõi Để đo lường phần vốn bị khóa trong khoản phải thu khách hàng, nhiều chỉ số rất hữu ích.
Tổng dư nợ khách hàng. Dư nợ trung bình. Dư nợ theo khách hàng. Dư nợ theo phân khúc. Thời hạn thu tiền thực tế.
DSO theo phân khúc. Số tiền chưa đến hạn. Số tiền quá hạn. Số tiền đang tranh chấp. Số tiền trên 90 ngày.
Số tiền thanh toán chưa đối chiếu. Tỷ lệ sử dụng hạn mức. Dư nợ trên mỗi euro biên lợi nhuận. Chi phí vốn bị khóa.
Cash có thể giải phóng nhờ giảm thời hạn. Đóng góp sau chi phí vốn. Những chỉ số này phải được đọc cùng nhau.
Mục tiêu không phải là tạo thêm reporting. Mục tiêu là biến khoản phải thu khách hàng thành một bản đồ quyết định.
Vốn đang bị khóa ở đâu? Ở đâu vốn tạo lợi suất? Ở đâu vốn đang suy giảm? Ở đâu vốn có thể được giải phóng?
Làm cho vốn bị khóa trở nên nhìn thấy được đối với bán
hàng
Bán hàng cần hiểu tác động của khoản phải thu khách hàng. Không phải để làm họ chậm lại. Mà để cho họ một cách nhìn đầy đủ hơn về hiệu suất thương mại.
Một khách hàng tạo ra 5 triệu euro doanh thu nhưng khóa 1,5 triệu euro dư nợ không có cùng hồ sơ với một khách hàng tạo ra 5 triệu euro doanh thu với 500.000 euro dư nợ.
Nếu biên lợi nhuận tương tự, khách hàng thứ hai sử dụng ít vốn hơn rất nhiều. Thông tin này có thể giúp thương lượng lại điều kiện, đề xuất đặt cọc, đóng khung đơn hàng tốt hơn, cải thiện xuất hóa đơn, giảm tranh chấp hoặc ưu tiên một số khách hàng. Đối thoại thương mại trở nên trưởng thành hơn khi cash được nhìn thấy.
Doanh nghiệp không còn chỉ nói về doanh thu. Doanh nghiệp nói về doanh thu được tài trợ, cash bị khóa và lợi suất khách hàng.
Vai trò của Credit Management
Credit Management phải là một trong những chức năng chính mang phép đo này. Chức năng này nhìn thấy hạn mức, dư nợ, khoản chậm, tranh chấp, hành vi thanh toán và mức phơi nhiễm.
Nó có thể biến các thông tin này thành cách đọc kinh tế về vốn khách hàng. Vai trò của Credit Management là trả lời nhiều câu hỏi.
Chúng ta đang khóa bao nhiêu vốn ở khách hàng này? Phần vốn này có nhất quán với biên lợi nhuận không?
Thời hạn thực tế có đúng như dự kiến không? Hạn mức có phản ánh ý định phơi nhiễm của chúng ta không?
Phần nào của vốn là bình thường? Phần nào bị chặn bởi chậm thanh toán hoặc tranh chấp? Hành động nào có thể giải phóng cash?
Cách tiếp cận này tăng cường giá trị của Credit Management. Chức năng này không chỉ theo dõi rủi ro. Nó giúp doanh nghiệp hiểu vốn của mình đang làm việc ở đâu, đang ngủ ở đâu và đang suy giảm ở đâu.
Kết luận: đo khoản phải thu là đo số tiền doanh nghiệp cho
khách hàng vay
Khoản phải thu khách hàng không chỉ là các dòng kế toán. Chúng đại diện cho vốn bị khóa. Chúng cho thấy doanh nghiệp đã đặt bao nhiêu tiền vào phục vụ khách hàng trước khi được thanh toán. Đo phần vốn này đòi hỏi nhìn vào số tiền, nhưng cũng nhìn vào thời hạn, phân khúc, khách hàng, khoản chậm, tranh chấp, thanh toán chưa đối chiếu, hạn mức và biên lợi nhuận tạo ra.
Một số tiền khoản phải thu chỉ có ý nghĩa khi hiểu chất lượng của nó. Nó mới hay cũ? Đã quá hạn hay chưa đến hạn? Đang tranh chấp hay trôi chảy?
Tập trung hay phân tán? Sinh lợi hay ít được trả giá? Được bảo vệ hay rủi ro? Có thể nhanh chóng chuyển hóa thành cash hay đang bị chặn trong chu kỳ?
Cách đọc này cho phép chuyển khoản phải thu khách hàng thành một vấn đề tài chính. Nó cho phép tính chi phí vốn bị khóa, lượng cash có thể giải phóng bằng cải thiện thời hạn, lợi suất khách hàng và chất lượng thật sự của tăng trưởng.
Một doanh nghiệp đo được vốn khách hàng không còn chỉ nhìn vào số tiền người khác nợ mình. Doanh nghiệp nhìn vào điều mình đang tài trợ.
Và khác biệt này thay đổi sâu sắc các quyết định thương mại, tín dụng và cash.