Trong một thời gian dài, Credit Management thường được nhìn nhận như một chuyên môn riêng về quản trị rủi ro khách hàng.
Người ta thường gắn cho chức năng này một số trách nhiệm khá rõ: phân tích khả năng thanh toán của khách hàng, thiết lập hạn mức tín dụng, theo dõi các khoản chậm thanh toán, quản lý thu hồi công nợ và giảm thiểu tổn thất.
Cách nhìn này không sai. Nhưng chưa đầy đủ. Một doanh nghiệp có thể có chính sách tín dụng nghiêm túc, nhưng vẫn thường xuyên gặp tình trạng thanh toán chậm, nhiều tranh chấp, DSO xấu đi hoặc doanh thu không chuyển hóa đủ tốt thành tiền mặt.
Vì sao? Vì Credit Management không bao giờ vận hành một mình. Việc thu tiền từ một hóa đơn phụ thuộc vào bán hàng, quản trị bán hàng, chất lượng dữ liệu, xuất hóa đơn, vận hành, thu hồi công nợ và cash application. Rủi ro khách hàng chỉ là một phần của vấn đề.
Vấn đề thật sự rộng hơn: doanh nghiệp biến một giao dịch bán hàng thành tiền mặt như thế nào. Trong chu kỳ đó, Credit Management không nên chỉ được xem là một chức năng kiểm soát. Nó còn là một chức năng ra quyết định, điều phối và thương lượng.
Credit Management thương lượng những điều kiện giúp doanh nghiệp bán hàng mà vẫn giữ được quyền kiểm soát dòng tiền. Tất nhiên, chức năng này thương lượng với khách hàng. Nhưng cũng thương lượng trong nội bộ: với đội ngũ kinh doanh, với tài chính, với quản trị bán hàng, đôi khi với vận hành và pháp lý.
Vai trò của Credit Management không phải là làm chậm hoạt động kinh doanh. Vai trò của nó là giúp doanh nghiệp tìm ra những điều kiện để một giao dịch có thể được chấp nhận, được tài trợ, được thực hiện, được xuất hóa đơn và được thu tiền.
Revenue-to-Cash: toàn bộ chuỗi biến doanh số thành tiền mặt
Một giao dịch bán hàng không phải là một sự kiện đơn lẻ. Đó là một quá trình. Giữa thỏa thuận thương mại và khoản tiền trên tài khoản ngân hàng, có nhiều bước phải vận hành đúng: chấp nhận khách hàng, phê duyệt tín dụng, xử lý đơn hàng, giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ, xuất hóa đơn, xử lý thanh toán, thu hồi công nợ khi cần, thu tiền, rồi đối chiếu khoản thanh toán với đúng hóa đơn.
Chỉ đến cuối chuỗi này, giao dịch bán hàng mới trở thành tiền mặt có thể sử dụng. Mỗi bước phụ thuộc vào bước trước đó.
Một cuộc đàm phán thương mại không tốt có thể tạo ra khó khăn khi xuất hóa đơn. Một đơn hàng thiếu thông tin có thể dẫn đến tranh chấp. Một tranh chấp có thể làm chậm thanh toán. Một khoản chậm thanh toán có thể làm tăng mức phơi nhiễm với khách hàng. Mức phơi nhiễm quá cao có thể khiến các đơn hàng tiếp theo bị chặn. Một quyết định chặn đơn hàng nhưng giải thích không tốt có thể làm căng thẳng quan hệ thương mại.
Revenue-to-Cash vận hành như một hệ thống. Khi một mắt xích yếu đi, hậu quả sẽ lan sang phần còn lại của chuỗi.
Vì vậy, Credit Management không thể bị tách riêng. Nó tham gia vào một chu kỳ mà mỗi quyết định thương mại, hành chính hoặc tài chính đều có thể làm dòng tiền nhanh hơn hoặc chậm lại.
Credit Management can thiệp trước khi có khoản chậm thanh
toán
Nhiều tổ chức gắn Credit Management với các hóa đơn đã quá hạn. Như vậy là quá muộn. Credit Management bắt đầu từ trước khi có khoản chậm thanh toán. Nó bắt đầu ngay tại thời điểm doanh nghiệp quyết định mình chấp nhận bán chịu cho khách hàng trong những điều kiện nào.
Quyết định này liên quan đến nhiều yếu tố: mức phơi nhiễm, thời hạn thanh toán, hạn mức tín dụng, các bảo đảm nếu cần, tiềm năng thương mại, biên lợi nhuận kỳ vọng, chất lượng khách hàng và lượng vốn sẽ bị khóa lại.
Cấp tín dụng cho một khách hàng không chỉ là chấp nhận một rủi ro. Đó là tài trợ cho một giao dịch bán hàng.
Vì vậy, quyết định tín dụng không phải là một quyết định thuần túy phòng thủ. Đó là một quyết định phân bổ vốn.
Và quyết định này cần được thương lượng. Nó được thương lượng với nhân viên kinh doanh, người muốn nắm lấy một cơ hội. Nó được thương lượng với tài chính, bên muốn bảo vệ dòng tiền. Nó được thương lượng với quản trị bán hàng, bên sẽ phải chuyển các điều kiện đó thành đơn hàng trong hệ thống. Đôi khi nó cũng được thương lượng với khách hàng, khi cần đặt cọc, lịch thanh toán, bảo lãnh, rút ngắn thời hạn thanh toán hoặc bổ sung chứng từ chắc chắn hơn.
Credit Management tốt không tìm cách chặn trước tiên. Nó tìm cách xây dựng một quyết định có thể chấp nhận được.
Thương lượng để giao dịch có thể diễn ra
Người ta thường hình dung thương lượng tín dụng như việc siết điều kiện: rút ngắn thời hạn thanh toán, yêu cầu đặt cọc, từ chối đơn hàng, chặn giao hàng, yêu cầu bảo lãnh. Đó là một phần của vấn đề, nhưng chỉ là một phần.
Thương lượng tín dụng cũng có thể giúp một giao dịch trở nên khả thi.
Một khách hàng vượt hạn mức tín dụng, nhưng đơn hàng lại có ý nghĩa chiến lược. Credit
Manager có thể đề xuất mở chặn một phần, giao hàng theo từng đợt, yêu cầu thanh toán trung gian, điều chỉnh tạm thời hạn mức, sử dụng bảo hiểm tín dụng, xin phê duyệt từ hội đồng hoặc áp dụng theo dõi tăng cường.
Một khách hàng yêu cầu thời hạn thanh toán 90 ngày, nhưng biên lợi nhuận cao và sản lượng lớn. Credit Manager có thể cùng tài chính và bán hàng cân nhắc: có chấp nhận thời hạn này để đổi lấy mức giá được điều chỉnh tốt hơn, cam kết sản lượng, lịch xuất hóa đơn thuận lợi hơn hoặc khoản đặt cọc không?
Một khách hàng có rủi ro tài chính, nhưng lại có tiềm năng thương mại thật sự. Credit Management có thể giúp thiết kế một giải pháp: điều kiện tăng dần theo thời gian, trần phơi nhiễm, thanh toán khi đặt hàng cho các giao dịch đầu tiên, rút ngắn thời hạn sau khi có lịch sử thanh toán tích cực, hoặc phê duyệt theo từng giai đoạn.
Trong những tình huống này, Credit Management không phải là bên đóng cửa. Đó là bên tìm ra cánh cửa có thể đi qua.
Giá trị của Credit Management không nằm ở việc luôn nói không. Giá trị nằm ở khả năng biến căng thẳng giữa rủi ro và kinh doanh thành một quyết định có thể thực hiện được.
Thương lượng nội bộ: Sales, Finance, Quản trị bán hàng
Thương lượng của Credit Management không chỉ diễn ra với bên ngoài. Nó rất thường xuyên diễn ra trong nội bộ. Với đội ngũ bán hàng, Credit Manager trao đổi về cơ hội thương mại: giá trị của khách hàng, biên lợi nhuận, tiềm năng tương lai, mức độ khẩn cấp, áp lực cạnh tranh, tầm quan trọng chiến lược và lịch sử quan hệ.
Với tài chính, Credit Manager trao đổi về dòng tiền: mức phơi nhiễm, DSO, chi phí vốn, nhu cầu vốn lưu động, khả năng dự báo thu tiền và tác động lên ngân quỹ.
Với quản trị bán hàng, Credit Manager trao đổi về khả năng thực hiện: chất lượng đơn hàng, các điều kiện cần thiết lập, chứng từ cần có, cách thức xuất hóa đơn, ràng buộc của khách hàng, cổng nhà cung cấp, đơn đặt hàng, lịch thanh toán và giao hàng từng phần.
Những cuộc trao đổi này đôi khi bị xem là sự căng thẳng giữa các bộ phận. Thực ra, chúng cần thiết.
Một quyết định tín dụng tốt hiếm khi sinh ra từ một góc nhìn duy nhất. Nó được xây dựng bằng cách kết hợp lợi ích thương mại, ràng buộc tài chính và khả năng vận hành. Đội ngũ bán hàng có thể đúng khi muốn nhận thương vụ.
Tài chính có thể đúng khi lo về dòng tiền. Quản trị bán hàng có thể đúng khi cảnh báo về khó khăn trong xuất hóa đơn hoặc xử lý đơn hàng.
Vai trò của Credit Management là đưa các góc nhìn đó về một quyết định cụ thể: chấp nhận, từ chối, kiểm soát bằng điều kiện, trì hoãn, chia nhỏ, bảo đảm hoặc thương lượng lại.
Vấn đề không phải là chọn máy móc giữa bán hàng và bảo vệ doanh nghiệp. Vấn đề là xác định bán như thế nào.
Thương lượng với khách hàng: điều kiện, thanh toán, bằng
chứng và nhịp độ
Credit Management cũng là một bên đối thoại với khách hàng. Trong một số doanh nghiệp, quan hệ tài chính với khách hàng chỉ được giao cho bộ phận thu hồi công nợ sau khi khoản chậm thanh toán đã xuất hiện. Cách tiếp cận này quá hạn chế.
Cuộc trao đổi đôi khi phải bắt đầu sớm hơn. Thương lượng với khách hàng không chỉ là yêu cầu thanh toán. Đó là làm rõ các điều kiện để quan hệ thương mại có thể vận hành.
Nội dung thương lượng có thể liên quan đến thời hạn thanh toán, đặt cọc, lịch thanh toán, bảo lãnh, trần phơi nhiễm, phương thức xuất hóa đơn, thông tin cần thiết để xử lý hóa đơn, cổng nhà cung cấp, bằng chứng giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ, liên hệ kế toán, quy trình phê duyệt và thời hạn xử lý tranh chấp. Đây là những chủ đề rất cụ thể.
Nhưng chính chúng quyết định tốc độ chuyển đổi doanh số thành tiền mặt. Một khách hàng có thể yêu cầu điều kiện linh hoạt. Doanh nghiệp có thể chấp nhận nếu giá trị kinh tế đủ hợp lý. Nhưng sự linh hoạt đó phải được tổ chức.
Cho thời hạn thanh toán dài hơn mà không có theo dõi, đó không phải là thương lượng. Đó là một mức phơi nhiễm bị động.
Cho thời hạn thanh toán dài hơn để đổi lấy sản lượng, mức giá, lịch xuất hóa đơn rõ ràng, cam kết thanh toán hoặc hồ sơ chứng từ chắc chắn hơn, đó là một quyết định có tính cân đối.
Credit Management phải giúp doanh nghiệp đi từ thỏa hiệp ngầm sang thỏa thuận được cấu trúc rõ ràng. Quản trị bán hàng: nơi quyết định thương lượng trở thành
thứ có thể thực hiện
Một quyết định đã thương lượng chỉ có giá trị nếu nó có thể được thực hiện. Đây là nơi quản trị bán hàng giữ vai trò rất quan trọng.
Một thời hạn thanh toán đã được chấp nhận phải được thiết lập đúng trong hệ thống. Một phương án giao hàng từng phần phải được thể hiện rõ trong đơn hàng. Một khoản đặt cọc phải được lên kế hoạch trước khi giao hàng hoặc trước khi bắt đầu dịch vụ. Một cơ chế xuất hóa đơn theo từng mốc phải gắn với các sự kiện có thể kiểm chứng. Một điều kiện ngoại lệ phải được ghi nhận đầy đủ.
Cổng khách hàng phải được khai báo. Đơn đặt hàng phải được lấy. Nếu không, quyết định chỉ nằm trên lý thuyết.
Credit Management có thể chấp nhận một phương án thanh toán linh hoạt. Nhân viên kinh doanh có thể nhận được sự đồng ý của khách hàng. Tài chính có thể phê duyệt mức phơi nhiễm. Nhưng nếu quản trị bán hàng không có đủ thông tin để tổ chức đơn hàng, xuất hóa đơn hoặc theo dõi, giao dịch đó có nguy cơ biến thành tranh chấp.
Vì vậy, mối quan hệ giữa Credit Management và quản trị bán hàng là trọng yếu. Credit Management đưa ra quyết định về điều kiện.
Quản trị bán hàng biến các điều kiện đó thành vận hành thực tế. Thiếu một trong hai, quyết định sẽ mất hiệu quả.
Một giao dịch được thương lượng tốt nhưng quản trị kém có thể trở thành một khoản phải thu khó thu hồi.
Xuất hóa đơn: thời điểm thỏa thuận được kiểm chứng
Xuất hóa đơn là bài kiểm tra thực tế đầu tiên của cuộc thương lượng. Tất cả những gì đã được hứa, đàm phán hoặc quyết định phải xuất hiện đúng trên hóa đơn: giá, điều kiện thanh toán, đặt cọc, chiết khấu, loại tiền tệ, pháp nhân được xuất hóa đơn, mã tham chiếu đơn hàng, lịch thanh toán, chứng từ hỗ trợ.
Nếu hóa đơn không phản ánh đúng thỏa thuận, khách hàng sẽ có lý do để chặn thanh toán. Vì vậy, Credit Management cần quan tâm đến chất lượng xuất hóa đơn, ngay cả khi không trực tiếp tạo hóa đơn.
Không phải để thay thế kế toán hay quản trị bán hàng, mà vì chất lượng hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro thu tiền.
Một hóa đơn đúng làm giảm nhu cầu thu hồi công nợ. Một hóa đơn có thể bị tranh chấp tạo ra chậm thanh toán.
Trong logic Revenue-to-Cash, hóa đơn không phải là một đầu ra hành chính. Đó là thời điểm thỏa thuận thương mại, tài chính và vận hành trở thành một yêu cầu thanh toán chính thức.
Nếu thỏa thuận được đàm phán kém, ghi nhận kém hoặc truyền đạt kém, hóa đơn sẽ làm lộ điều đó.
Tranh chấp: khi thương lượng tiếp tục sau bán hàng
Ngay cả với một quy trình tốt, tranh chấp vẫn có thể xuất hiện. Câu hỏi là doanh nghiệp xử lý chúng như thế nào.
Một tranh chấp thường là một cuộc thương lượng sau bán hàng. Khách hàng tranh chấp giá, số lượng, chất lượng, thời hạn, khoản phạt, hóa đơn điều chỉnh hoặc một điều kiện nào đó. Khi đó, doanh nghiệp phải quyết định: giữ nguyên hóa đơn, sửa lại, nhượng bộ thương mại, phát hành hóa đơn điều chỉnh, đẩy vấn đề lên cấp cao hơn, bù trừ, tạm dừng giao hàng hoặc thương lượng lại các điều kiện trong tương lai.
Những quyết định này không nên được ứng biến tùy tình huống. Credit Management có thể đóng vai trò hữu ích trong điều phối và ra quyết định. Chức năng này hiểu tác động lên dòng tiền, mức phơi nhiễm, lịch sử khách hàng, mức độ trọng yếu của tranh chấp, rủi ro quan hệ và hậu quả đối với các đơn hàng tương lai.
Credit Management có thể giúp đặt câu hỏi đúng:
Có nên bảo vệ khoản phải thu đến cùng, hay chấp nhận điều chỉnh để giải phóng dòng tiền và giữ an toàn cho quan hệ khách hàng?
Không có câu trả lời tự động. Nhưng phải có một quyết định. Một tranh chấp không được xử lý dứt điểm sẽ trở thành công nợ quá hạn lâu ngày. Một tranh chấp được xử lý quá dễ dãi có thể tạo ra hành vi xấu. Một tranh chấp được xử lý quá cứng rắn có thể làm tổn hại một quan hệ sinh lợi. Ở đây một lần nữa, Credit Management không chỉ có mặt để nhắc nợ. Nó có mặt để cấu trúc quyết định.
Thu hồi công nợ: thương lượng việc thanh toán, không chỉ
nhắc nợ
Thu hồi công nợ không phải là việc lặp đi lặp lại yêu cầu thanh toán. Đó là một cuộc thương lượng.
Thương lượng một cam kết thanh toán. Có được một ngày thanh toán đáng tin cậy. Hiểu nguyên nhân thật sự của việc chậm trả. Bảo đảm một lịch thanh toán. Ưu tiên những khoản tiền nhạy cảm nhất. Làm cho khách hàng thừa nhận khoản nợ. Có được một khoản thanh toán một phần. Đẩy nhanh xử lý tranh chấp. Đưa vấn đề lên đúng cấp. Giữ gìn quan hệ khi khách hàng vẫn mang tính chiến lược.
Thu hồi công nợ tốt không phải là nhắc nợ mạnh hơn. Đó là đạt được một cam kết đáng tin. Điều này đòi hỏi phải hiểu khách hàng, lịch sử giao dịch, tranh chấp, các điều kiện đã thương lượng, ràng buộc nội bộ, các đơn hàng sắp tới, mức phơi nhiễm tổng thể và dư địa thương mại còn có thể sử dụng.
Vì vậy, thu hồi công nợ không thể bị tách khỏi Credit Management, bán hàng hoặc quản trị bán hàng. Một cam kết thanh toán chỉ có giá trị khi doanh nghiệp biết điều gì làm cho cam kết đó đáng tin.
Cash application: bảo đảm khả năng đọc đúng thỏa thuận đã
thực hiện
Chu kỳ không kết thúc khi tiền về. Doanh nghiệp còn phải hiểu chính xác khách hàng đã thanh toán khoản nào.
Một khoản thanh toán một phần, một khoản thanh toán gộp, một khoản khấu trừ, một khoản bù trừ hoặc một chuyển khoản không có thông tin tham chiếu có thể khiến tài khoản khách hàng rất khó đọc. Đây không chỉ là vấn đề kế toán. Đây là vấn đề quản trị.
Nếu khoản thanh toán không được đối chiếu đúng, doanh nghiệp không còn biết chính xác khoản nào còn phải thu, khoản nào đang bị tranh chấp, khoản nào đã được thanh toán, khoản nào cần nhắc nợ hoặc khoản nào cần ra quyết định.
Credit Management phụ thuộc vào thông tin này để quyết định. Một mức phơi nhiễm bị đọc sai có thể dẫn đến việc chặn khách hàng không cần thiết. Hoặc ngược lại, tiếp tục bán hàng trong khi một rủi ro thật sự đang bị che khuất.
Cash application vì vậy cung cấp một cái nhìn đáng tin cậy về thỏa thuận đã được thực hiện: khoản nào đã được thanh toán, khoản nào chưa được thanh toán, khoản nào bị khấu trừ, khoản nào còn cần xử lý.
Credit Management như người thương lượng điểm cân bằng
Credit Management giữ một vị trí rất đặc biệt. Nó nhìn thấy rủi ro, nhưng không nên chỉ giới hạn ở rủi ro.
Nó nhìn thấy dòng tiền, nhưng không được bỏ qua kinh doanh. Nó nhìn thấy các khoản chậm thanh toán, nhưng phải hiểu nguyên nhân.
Nó nhìn thấy hạn mức tín dụng, nhưng phải biết khi nào cần điều chỉnh. Nó nhìn thấy quy định, nhưng phải biết tổ chức ngoại lệ.
Vai trò thật sự của Credit Management là người thương lượng điểm cân bằng. Cân bằng giữa tăng trưởng và an toàn.
Giữa biên lợi nhuận và thời hạn thanh toán. Giữa cơ hội thương mại và mức phơi nhiễm tài chính. Giữa sự linh hoạt dành cho khách hàng và kỷ luật nội bộ.
Giữa quyết định nhanh và kiểm soát đủ. Giữa quan hệ khách hàng và bảo vệ dòng tiền. Vai trò này đòi hỏi một tư thế khác với người kiểm soát đơn thuần. Nó đòi hỏi hiểu ràng buộc của từng bên, rồi xây dựng một giải pháp cho phép giao dịch tiến lên mà doanh nghiệp vẫn giữ quyền kiểm soát rủi ro. Đây là lúc Credit Management thật sự trở thành một chức năng phục vụ kinh doanh.
Không phải vì nó chấp nhận mọi thứ. Mà vì nó biết trong điều kiện nào doanh nghiệp nên chấp nhận. Kết luận: tín dụng không thể đứng riêng, nó được thương
lượng trong toàn bộ chu kỳ
Credit Management không bắt đầu với một hóa đơn quá hạn. Nó không giới hạn ở một hạn mức tín dụng. Và nó không thể được rút gọn thành việc nhắc nợ.
Credit Management đồng hành với toàn bộ hành trình biến một giao dịch bán hàng thành tiền mặt. Trong hành trình đó, nó phân tích, ra quyết định, kiểm soát rủi ro và thương lượng.
Nó thương lượng với khách hàng để xác định điều kiện thanh toán thực tế, có được cam kết đáng tin cậy, tổ chức các ưu đãi hoặc sự linh hoạt đã được chấp nhận, và bảo vệ dòng tiền.
Nó thương lượng với đội ngũ kinh doanh để giao dịch có thể diễn ra mà không bỏ qua rủi ro. Nó thương lượng với tài chính để tìm điểm cân bằng đúng giữa dòng tiền, mức phơi nhiễm và tăng trưởng.
Nó thương lượng với quản trị bán hàng để các quyết định đã được đưa ra thật sự có thể triển khai trong đơn hàng, xuất hóa đơn và theo dõi.
Chính vị trí xuyên suốt này tạo nên giá trị của Credit Management. Credit Management không phải là một chức năng tách rời khỏi Revenue-to-Cash. Nó là một trong những điểm ra quyết định quan trọng nhất của chu kỳ này.
Vai trò của nó không phải là chọn giữa bán hàng và bảo vệ doanh nghiệp. Vai trò của nó là xây dựng những điều kiện để doanh nghiệp có thể bán, thu tiền và tạo ra giá trị thật sự.