Một khoản chậm thanh toán thường xuất hiện vào ngày đến hạn. Hóa đơn đến hạn. Khách hàng chưa thanh toán. Khoản phải thu trở thành quá hạn. Thu hồi công nợ can thiệp. Tài chính ghi nhận dòng tiền xấu đi. DSO có thể bắt đầu căng lên. Ở thời điểm đó, doanh nghiệp tự nhiên nhìn vào khách hàng.
Vì sao khách hàng chưa thanh toán? Họ có lơ là không? Họ có đang gặp khó khăn tài chính không? Họ có cố tình tranh chấp không?
Họ có đang tìm cách kéo dài thời gian không? Những câu hỏi này là chính đáng. Nhưng đôi khi chúng đến quá muộn.
Vì nhiều khoản chậm thanh toán không bắt đầu vào ngày đến hạn. Chúng bắt đầu rất lâu trước khi hóa đơn được phát hành, đôi khi thậm chí trước cả đơn hàng.
Khoản chậm trở nên nhìn thấy được khi khách hàng không thanh toán. Nhưng nguyên nhân của nó có thể đã xuất hiện từ nhiều tuần trước: đơn hàng được đóng khung kém, điều kiện thanh toán bị hiểu sai, dữ liệu khách hàng không đầy đủ, thiếu đơn đặt hàng, tranh chấp tiềm ẩn, bằng chứng giao hàng chưa chuẩn bị, yêu cầu cổng khách hàng bị bỏ qua, xuất hóa đơn được chuẩn bị quá muộn.
Trong các trường hợp này, khách hàng không thanh toán vì khoản phải thu chưa thật sự có thể thanh toán. Vấn đề không chỉ là hành vi của khách hàng.
Vấn đề là cách doanh nghiệp đã chuẩn bị, hoặc chuẩn bị kém, cho việc thu tiền. Bài viết này thuộc chủ đề “Revenue-to-Cash”: chuyển góc nhìn từ các khoản chậm thanh toán sang nguyên nhân phía trước của chúng, thường được tạo ra trước khi hóa đơn được phát hành.
Ngày đến hạn làm lộ khoản chậm, nhưng không phải lúc nào
cũng giải thích được nó
Ngày đến hạn là một thời điểm làm cho vấn đề trở nên nhìn thấy được. Nó cho phép nói: hóa đơn này lẽ ra đã phải được thanh toán.
Nhưng nó không phải lúc nào cũng cho phép hiểu vì sao hóa đơn chưa được thanh toán. Một hóa đơn quá hạn có thể che giấu nhiều thực tế khác nhau.
Khách hàng thật sự đã quyết định trả chậm. Khách hàng thiếu tiền mặt. Khách hàng chưa nhận được hóa đơn. Khách hàng không thể xử lý hóa đơn vì thiếu đúng mã tham chiếu.
Khách hàng tranh chấp giá. Khách hàng đang chờ xác nhận nội bộ. Khách hàng đang chờ hóa đơn điều chỉnh. Khách hàng cho rằng dịch vụ chưa hoàn tất.
Khách hàng đã thanh toán, nhưng khoản thanh toán chưa được đối chiếu đúng. Những tình huống này có cùng một hiệu ứng bên ngoài: một hóa đơn quá hạn.
Nhưng chúng không có cùng nguyên nhân. Và vì vậy, không có cùng giải pháp. Nhắc nợ nhiều hơn có thể hữu ích nếu khách hàng cố tình trì hoãn thanh toán.
Nhưng nếu hóa đơn bị từ chối, đang tranh chấp hoặc không thể đối chiếu, chỉ nhắc nợ sẽ không giải quyết được gì.
Ngày đến hạn cho biết rằng có một vấn đề. Nhưng nó không đủ để xác định vấn đề đó đã bắt đầu ở đâu.
Một đơn hàng được đóng khung kém chuẩn bị sẵn cho khoản
chậm
Rất nhiều khoản chậm bắt đầu ngay ở thời điểm đơn hàng. Một đơn hàng lẽ ra phải chuyển thỏa thuận thương mại thành thông tin mà doanh nghiệp có thể khai thác.
Nó phải cho phép giao hàng, xuất hóa đơn và thu tiền mà không mơ hồ. Nhưng nếu đơn hàng được đóng khung kém, khoản chậm đã bắt đầu được chuẩn bị.
Giá nhập sai. Chiết khấu không được ghi nhận. Pháp nhân khách hàng không đúng. Địa chỉ xuất hóa đơn không rõ.
Thiếu đơn đặt hàng. Thiếu mã tham chiếu khách hàng. Điều kiện thanh toán chưa được phê duyệt. Loại tiền tệ sai.
Phạm vi dịch vụ mơ hồ. Giao hàng từng phần không được dự kiến. Yêu cầu chứng từ bị bỏ qua. Những yếu tố này có thể trông kỹ thuật.
Nhưng chúng là vấn đề tài chính. Vì từng yếu tố đều có thể ngăn khách hàng xử lý hóa đơn. Một hóa đơn phát sinh từ một đơn hàng mong manh rất dễ trở thành hóa đơn bị tranh chấp.
Khách hàng không thanh toán vì họ cho rằng hóa đơn không tương ứng với điều đã được thống nhất hoặc với điều mà quy trình nội bộ của họ yêu cầu.
Khoản chậm vì vậy không bắt đầu ở giai đoạn nhắc nợ. Nó bắt đầu khi đơn hàng được chấp nhận mà thiếu những yếu tố cần thiết để thu tiền.
Một điều kiện thương mại bị hiểu sai sẽ trở thành tranh chấp trong tương lai Điều kiện thương mại thường là nguồn tạo ra chậm thanh toán.
Thời hạn thanh toán, chiết khấu, lịch thanh toán, đặt cọc, chiết khấu thanh toán sớm, phạt chậm thanh toán, xuất hóa đơn theo từng mốc, giao hàng từng phần, điều kiện xác nhận, cách xử lý khấu trừ, hóa đơn điều chỉnh đang được chờ.
Khi các điều kiện này bị hiểu sai hoặc truyền đạt kém, chúng tạo ra khoảng cách giữa điều doanh nghiệp xuất hóa đơn và điều khách hàng nghĩ rằng họ phải trả.
Khoảng cách này có thể vô hình trong nhiều tuần. Giao dịch đã được chốt. Đơn hàng đã được tạo. Dịch vụ đang tiến triển.
Hóa đơn được phát hành. Rồi khách hàng tranh chấp. Họ nghĩ rằng mình được hưởng chiết khấu. Họ chờ một hóa đơn riêng.
Họ đã hiểu một thời hạn thanh toán khác. Họ chờ một xác nhận trước khi xuất hóa đơn. Họ cho rằng khoản đặt cọc đáng lẽ phải được khấu trừ.
Họ cho rằng một hóa đơn điều chỉnh đã hứa lẽ ra phải được phát hành. Khi đó, khoản chậm sinh ra từ một sự mơ hồ ban đầu.
Vấn đề không chỉ là khách hàng trả chậm. Vấn đề là thỏa thuận kinh tế đã không được chuyển đổi rõ ràng vào hệ thống, vào đơn hàng, vào hóa đơn và vào quan hệ khách hàng.
Một điều kiện thương mại mơ hồ là một khoản phải thu tương lai mong manh. Dữ liệu không đầy đủ làm chậm dòng tiền trước cả khi phát
hành hóa đơn
Dữ liệu khách hàng là một trong những nguồn âm thầm tạo ra chậm thanh toán. Một dữ liệu sai không phải lúc nào cũng hiện ra ngay.
Nó trở nên nhìn thấy được khi hóa đơn không đến đúng nơi, khi bị từ chối, khi không thể đối chiếu hoặc khi bị chặn trong quy trình của khách hàng.
Sai tên pháp lý. Sai pháp nhân. Sai địa chỉ xuất hóa đơn. Người liên hệ phía khách hàng đã lỗi thời. Điều kiện thanh toán sai.
Mã V AT sai. Sai kênh gửi hóa đơn. Thiếu định danh cổng khách hàng. Thiếu mã tham chiếu đơn hàng. Tài khoản khách hàng bị trùng.
Những lỗi này có thể trông như hành chính. Nhưng chúng tác động trực tiếp đến thu tiền. Một hóa đơn gửi sai địa chỉ sẽ không được thanh toán đúng hạn.
Một hóa đơn phát hành cho sai pháp nhân sẽ bị từ chối. Một hóa đơn thiếu định danh cổng sẽ bị chặn.
Một tài khoản trùng có thể che giấu mức phơi nhiễm thực tế. Một khoản thanh toán đã nhận có thể bị phân bổ sai.
Dữ liệu vì vậy là một điều kiện của thanh khoản. Khi dữ liệu không đầy đủ trước khi xuất hóa đơn, khoản chậm đã có thể xảy ra.
Doanh nghiệp chưa nhìn thấy nó, nhưng dòng tiền đã bắt đầu mong manh. Thiếu đơn đặt hàng thường là một khoản chậm đang chờ xảy ra Trong nhiều tổ chức khách hàng, đơn đặt hàng là điều kiện bắt buộc để thanh toán.
Không có PO, hóa đơn không thể được xử lý. Nó có thể bị từ chối tự động, bị chặn trong cổng khách hàng, bị trả lại cho nhà cung cấp hoặc được đội kế toán khách hàng đưa vào trạng thái chờ.
Tuy vậy, một số doanh nghiệp vẫn chấp nhận giao hàng hoặc xuất hóa đơn mà chưa bảo đảm có đơn đặt hàng này.
Vì áp lực thương mại. Vì thói quen. Vì khách hàng có tính chiến lược. Vì giả định rằng chứng từ sẽ đến sau.
Vì cần ghi nhận doanh thu nhanh. Nhưng khi hóa đơn đến phía khách hàng, quy trình sẽ bị chặn. Lúc đó, thu hồi công nợ mới phát hiện một vấn đề vốn đã tồn tại ngay từ đầu.
Khách hàng không nhất thiết từ chối thanh toán. Họ không thể thanh toán theo chính quy trình của họ. Thiếu đơn đặt hàng vì vậy thường là một khoản chậm có thể dự báo.
Trong một số trường hợp, điều này có thể chấp nhận được, nhưng phải là một quyết định có ý thức. Nếu doanh nghiệp giao hàng mà không có PO, doanh nghiệp phải biết rằng mình đang chấp nhận rủi ro thu tiền.
Rủi ro đó phải được nhận diện, theo dõi và xử lý trước ngày đến hạn. Xuất hóa đơn được chuẩn bị quá muộn tạo ra một độ trễ vô
hình
Một khoản chậm cũng có thể đến từ việc chuẩn bị xuất hóa đơn quá muộn. Dịch vụ đã được thực hiện.
Hàng đã được giao. Mốc dự án đã đạt. Nhưng các yếu tố cần thiết để phát hành hóa đơn chưa sẵn sàng.
Thiếu một xác nhận. Một bằng chứng. Một báo cáo. Một mã tham chiếu. Một giá cuối cùng. Một thông tin hợp đồng.
Một xác nhận vận hành. Một dữ liệu khách hàng. Khi đó, hóa đơn được phát hành muộn. Nhưng độ trễ này không phải lúc nào cũng xuất hiện trong các chỉ số thanh toán.
Doanh nghiệp có thể đo thời gian từ phát hành hóa đơn đến thu tiền, nhưng không đo thời gian từ sự kiện có thể xuất hóa đơn đến thời điểm hóa đơn thật sự được phát hành.
Trong khi đó, khoảng thời gian này cũng là tiền mặt bị khóa. Nếu một dịch vụ hoàn tất ngày 1 tháng 3 nhưng đến ngày 20 tháng 3 mới được xuất hóa đơn, rồi được thanh toán sau 60 ngày, doanh nghiệp không chỉ cấp 60 ngày.
Doanh nghiệp đã chịu thêm 20 ngày trước cả khi thời hạn thanh toán bắt đầu. Khoảng thời gian này thường vô hình.
Nó không phải lúc nào cũng làm xấu DSO giống như khoản chậm sau ngày đến hạn, nhưng nó vẫn làm chậm thu tiền thật sự.
Vì vậy, chuẩn bị hóa đơn là một chủ đề dòng tiền. Xuất hóa đơn muộn nghĩa là thu tiền muộn.
Tranh chấp tiềm ẩn tồn tại trước khi hóa đơn bị phản đối
Một tranh chấp không phải lúc nào cũng xuất hiện tại thời điểm khách hàng tuyên bố tranh chấp. Nó có thể đã tồn tại trước đó.
Một chênh lệch giá đã được biết nhưng chưa sửa. Một lần giao hàng từng phần đã diễn ra nhưng chưa được chứng từ hóa.
Chất lượng dịch vụ đang bị phản đối tại hiện trường. Một hóa đơn điều chỉnh đã được hứa nhưng chưa phát hành.
Một điều khoản hợp đồng được diễn giải khác nhau. Một dịch vụ chưa hoàn toàn được xác nhận. Mọi người ít nhiều đều biết rằng có một vấn đề, nhưng hóa đơn vẫn được phát hành.
Rồi khách hàng chặn thanh toán. Khi đó, tranh chấp trở nên nhìn thấy trong bảng tuổi nợ. Nhưng nó đã có từ trước.
Nó ở trạng thái tiềm ẩn. Vấn đề không chỉ là khách hàng tranh chấp. Vấn đề là doanh nghiệp đã để một sự mơ hồ biến thành một khoản phải thu.
Một tranh chấp tiềm ẩn nên được xử lý trước khi xuất hóa đơn hoặc ít nhất phải được nhận diện rõ ràng và theo dõi.
Nếu không, hóa đơn sẽ trở thành vật mang một bất đồng chưa được giải quyết. Và một hóa đơn mang bất đồng hiếm khi được thanh toán nhanh.
Yêu cầu của khách hàng phải được biết trước khi xuất hóa đơn Nhiều khách hàng có các yêu cầu rất cụ thể để chấp nhận một hóa đơn. Định dạng riêng.
Cổng bắt buộc. Mã PO. Số hợp đồng. Mã bộ phận dịch vụ. Người phê duyệt. Tệp đính kèm. Bằng chứng giao hàng.
Kỳ xuất hóa đơn. Tách theo địa điểm. Quy tắc thuế. Loại tiền tệ. Phương thức gửi. Những yêu cầu này không nên được phát hiện sau khi hóa đơn bị từ chối.
Chúng phải được biết trước. Khi doanh nghiệp phát hiện quy tắc của khách hàng ở giai đoạn thu hồi công nợ, khoản chậm đã được tạo ra.
Hóa đơn phải được sửa, phát hành lại, nộp lại, xác nhận lại. Thời hạn đôi khi bắt đầu lại từ đầu.
Loại chậm này rất tốn kém vì nó tạo cảm giác rằng khách hàng trả chậm, trong khi vấn đề thường đến từ sự chuẩn bị kém.
Một khách hàng phức tạp không nhất thiết là một khách hàng thanh toán kém. Nhưng họ đòi hỏi sự nghiêm ngặt cao hơn ở phía trước.
Quy trình khách hàng càng ràng buộc, doanh nghiệp càng phải chuẩn bị xuất hóa đơn sớm hơn.
Vận hành có thể tạo ra hoặc tránh khoản chậm
Trong nhiều hoạt động, vận hành liên quan trực tiếp đến thu tiền. Một lần giao hàng chưa được xác nhận. Một dịch vụ không có báo cáo ký nhận.
Một mốc dự án chưa được xác nhận. Một lần can thiệp không có phiếu can thiệp. Một nghiệm thu khách hàng đang chờ.
Một điểm không phù hợp chưa được xử lý. Một bằng chứng giao hàng không tìm thấy. Tất cả các yếu tố này có thể chặn thanh toán.
Khi đó, khoản chậm bắt đầu trong thực hiện vận hành, không phải trong tài chính. Vận hành không chỉ có trách nhiệm giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ.
Vận hành góp phần tạo ra bằng chứng làm cho hóa đơn trở nên chính đáng. Không có bằng chứng, khách hàng có thể chờ.
Không có xác nhận, họ có thể từ chối. Không có xử lý chất lượng, họ có thể tạm dừng thanh toán.
Hiệu quả vận hành vì vậy có một chiều kích dòng tiền. Một dịch vụ đã thực hiện nhưng không được chứng từ hóa là một giá trị khó chuyển đổi thành tiền.
Revenue-to-Cash đòi hỏi vận hành cũng phải nghĩ đến khoản thu trong tương lai. Thu hồi công nợ thường đến sau khi khoản chậm đã được tạo ra Thu hồi công nợ thường được gọi vào khi hóa đơn đã quá hạn.
Nhưng nếu hóa đơn bị từ chối, bị tranh chấp hoặc thiếu chứng từ, thu hồi công nợ can thiệp sau khi khoản chậm đã được tạo ra.
Bộ phận này có thể nhắc nợ. Có thể yêu cầu giải thích. Có thể phân loại nguyên nhân. Có thể lấy cam kết.
Có thể đẩy vấn đề lên cấp cao hơn. Nhưng không phải lúc nào cũng có thể một mình sửa lỗi ban đầu.
Khi đó, thu hồi công nợ phải quay lại với kinh doanh, quản trị bán hàng, xuất hóa đơn, vận hành, pháp lý hoặc kế toán công nợ khách hàng.
Vòng lặp này mất thời gian. Trong thời gian đó, tiền mặt vẫn bị khóa. Đó là lý do thu hồi công nợ không nên chỉ là chức năng chữa cháy.
Nó cũng phải mang tính phòng ngừa. Những thông tin mà thu hồi công nợ thu thập phải được đưa ngược trở lại phía trước.
Nếu một khách hàng thường xuyên từ chối hóa đơn vì thiếu PO, cần xử lý vấn đề này ngay từ đơn hàng.
Nếu một khách hàng thường xuyên tranh chấp giá, cần bảo đảm điều kiện thương mại tốt hơn. Nếu một cổng khách hàng chặn hóa đơn, cần cải thiện dữ liệu và quy trình phát hành.
Thu hồi công nợ nhìn thấy triệu chứng. Tổ chức phải sửa nguyên nhân. Một hóa đơn có thể thanh toán được chuẩn bị trước khi được
phát hành
Câu hỏi thật sự không chỉ là: chúng ta đã phát hành hóa đơn chưa? Câu hỏi thật sự là: chúng ta đã chuẩn bị một hóa đơn có thể thanh toán chưa?
Một hóa đơn có thể thanh toán là một hóa đơn mà khách hàng có thể nhận, công nhận, đối chiếu, phê duyệt và thanh toán mà không gặp ma sát quá lớn. Điều đó đòi hỏi nhiều điều kiện phải được bảo đảm trước khi phát hành. Đúng khách hàng. Đúng pháp nhân. Đúng giá. Đúng điều kiện thanh toán. Đúng mã tham chiếu. Đúng chứng từ. Đúng kênh. Đúng bằng chứng. Đúng thời điểm. Đúng xác nhận.
Nếu các yếu tố này thiếu, hóa đơn có thể được phát hành về mặt kỹ thuật nhưng yếu về mặt kinh tế.
Nó tồn tại trong ERP. Nhưng nó không lưu chuyển đúng trong quy trình của khách hàng. Đó là lý do tỷ lệ hóa đơn đã phát hành không đủ.
Cần theo dõi tỷ lệ hóa đơn được chấp nhận ngay từ lần đầu, tỷ lệ bị từ chối, các lần sửa, hóa đơn điều chỉnh, tranh chấp và số tiền bị chặn do nguyên nhân phía trước.
Chất lượng của hóa đơn được xây dựng trước khi hóa đơn tồn tại. Các khoản chậm phía trước thường vô hình trong báo cáo
truyền thống
Báo cáo tín dụng và thu hồi công nợ thường nhìn vào các hóa đơn quá hạn. Điều này cần thiết. Nhưng nó tạo ra một giới hạn: doanh nghiệp bắt đầu quản trị khi khoản chậm đã nhìn thấy được.
Trong khi đó, rất nhiều khoản chậm đã được chuẩn bị từ trước. Đơn hàng đang chờ bổ sung thông tin. Thiếu đơn đặt hàng.
Sự kiện có thể xuất hóa đơn chưa được xác nhận. Hóa đơn đang chờ phát hành. Dữ liệu khách hàng cần sửa.
Tranh chấp tiềm ẩn. Hóa đơn điều chỉnh cần chuẩn bị. Cổng khách hàng chưa được thiết lập. Những yếu tố này không phải lúc nào cũng nằm trong bảng tuổi nợ.
Chúng chưa phải là khoản quá hạn. Nhưng chúng đã là tiền mặt bị trì hoãn. Một cách quản trị Revenue-to-Cash trưởng thành vì vậy phải nhìn vào các “tiền chậm thanh toán”.
Nói cách khác, các tình huống chưa quá hạn nhưng có xác suất cao sẽ trở thành quá hạn. Đây là một thay đổi quan trọng.
Doanh nghiệp không chỉ quản trị khoản chậm đã phát sinh. Doanh nghiệp quản trị khoản chậm đang hình thành. Những chỉ số hữu ích để phát hiện khoản chậm trước hóa đơn Để chuyển góc nhìn về phía trước, cần các chỉ số phù hợp.
Thời gian từ đơn hàng đến xuất hóa đơn. Thời gian từ giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ đến phát hành hóa đơn.
Tỷ lệ đơn hàng thiếu thông tin. Số tiền đơn hàng bị chặn vì thiếu dữ liệu. Số tiền hóa đơn đang chờ phát hành.
Tỷ lệ hóa đơn bị từ chối ngay ở lần gửi đầu tiên. Số tiền bị chặn vì thiếu đơn đặt hàng.
Số tiền tranh chấp được nhận diện trước khi xuất hóa đơn. Thời gian xác nhận vận hành. Tỷ lệ hóa đơn cần sửa hoặc cần hóa đơn điều chỉnh sau khi phát hành.
Số lượng khách hàng có yêu cầu cổng chưa được làm chủ. Tỷ trọng khoản chậm liên quan đến nguyên nhân phía trước.
Những chỉ số này cho phép nhìn dòng tiền trước khi nó trở thành khoản phải thu quá hạn. Chúng cũng giúp quy trách nhiệm tốt hơn cho các bộ phận phía trước.
Nếu khoản chậm đến từ đơn hàng, cần hành động trên đơn hàng. Nếu đến từ dữ liệu, cần hành động trên dữ liệu.
Nếu đến từ xác nhận vận hành, cần hành động với vận hành. Báo cáo phải giúp truy ngược về nguyên nhân.
Trách nhiệm phải được giao trước ngày đến hạn
Khi hóa đơn đã quá hạn, mức độ khẩn cấp tăng lên. Thu hồi công nợ nhắc. Tài chính lo lắng. Kinh doanh muốn bảo vệ quan hệ.
Các đội tìm nguyên nhân. Nhưng nếu trách nhiệm không rõ, quá trình xử lý vẫn chậm. Ai lấy lại đơn đặt hàng?
Ai sửa dữ liệu? Ai xác nhận giao hàng? Ai phát hành hóa đơn điều chỉnh? Ai xử lý chênh lệch giá?
Ai liên hệ khách hàng để làm rõ mã tham chiếu? Ai quyết định phát hành lại hóa đơn? Những câu hỏi này nên được đặt trước khi hóa đơn quá hạn.
Một cơ chế quản trị Revenue-to-Cash trưởng thành giao trách nhiệm ngay khi rủi ro chậm xuất hiện. Một đơn hàng thiếu thông tin phải có người chịu trách nhiệm.
Một tranh chấp tiềm ẩn phải có người chịu trách nhiệm. Một hóa đơn bị từ chối phải có người chịu trách nhiệm.
Một yếu tố còn thiếu phải có ngày xử lý. Nếu không, khoản chậm sẽ di chuyển trong tổ chức mà không được xử lý.
Tiền mặt chờ đợi trong khi mỗi người nghĩ rằng vấn đề nằm ở nơi khác. Vai trò của Credit Management: phân loại nguyên nhân trước
khi khoản chậm xuất hiện
Credit Management có thể đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo này. Nó nhìn thấy hành vi thanh toán, hạn mức, các khoản chậm, tranh chấp, vượt hạn mức, điểm chặn và các khách hàng nhạy cảm.
Nhưng nó cũng có thể giúp nhận diện các nguyên nhân phía trước của các khoản chậm tương lai. Một khách hàng từng từ chối hóa đơn vì thiếu PO phải được xử lý trước đơn hàng mới.
Một khách hàng thường xuyên tranh chấp giá cần có điều kiện được ghi nhận tốt hơn. Một khách hàng thanh toán chậm vì xác nhận vận hành cần được theo dõi riêng.
Một khách hàng có thanh toán thường xuyên bị đối chiếu sai cần được làm đáng tin hơn ở phía kế toán công nợ khách hàng.
Một khách hàng tạo nhiều tranh chấp phải được phân tích theo toàn bộ quy trình, không chỉ theo khả năng thanh toán.
Credit Management không nên chờ ngày đến hạn để hiểu. Nó phải góp phần làm cho giao dịch bán hàng có thể thu tiền ngay từ phía trước. Đó là nơi giá trị của nó vượt xa thu hồi công nợ.
Ngăn khoản chậm không có nghĩa là làm chậm bán hàng
Một số người có thể lo rằng mức kiểm soát này sẽ làm chậm kinh doanh. Đó là rủi ro nếu logic được thiết kế kém.
Mục tiêu không phải là chặn mọi giao dịch khi thiếu một yếu tố nhỏ. Mục tiêu là phân biệt điều gì thật sự quan trọng đối với việc thu tiền và điều gì không.
Không phải mọi đơn hàng cần cùng một mức kiểm soát. Không phải mọi khách hàng có cùng độ phức tạp. Không phải mọi số tiền có cùng mức trọng yếu.
Một khách hàng đơn giản, lặp lại, số tiền thấp và lịch sử tốt có thể đi theo quy trình nhẹ. Một khách hàng lớn có cổng bắt buộc, PO bắt buộc, xuất hóa đơn theo mốc và lịch sử bị từ chối hóa đơn phải được chuẩn bị nghiêm ngặt hơn nhiều.
Ngăn khoản chậm không phải là quan liêu hóa chu kỳ. Đó là điều chỉnh mức nghiêm ngặt theo rủi ro thu tiền.
Chuẩn bị tốt từ phía trước không làm chậm kinh doanh. Nó tránh mất nhiều thời gian hơn sau ngày đến hạn.
Khách hàng cũng hưởng lợi từ một chu kỳ được chuẩn bị tốt hơn Chuẩn bị việc thu tiền từ phía trước không chỉ có lợi cho nhà cung cấp.
Nó cũng có lợi cho khách hàng. Khách hàng nhận một hóa đơn đúng, với mã tham chiếu đúng, đến đúng nơi, đúng định dạng, kèm đúng chứng từ.
Họ có thể đối chiếu. Họ có thể phê duyệt. Họ có thể thanh toán. Họ không cần yêu cầu sửa. Họ không cần chặn.
Họ không cần giải thích cùng một vấn đề nhiều lần. Chất lượng của Revenue-to-Cash vì vậy cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Một lần nhắc nợ gay gắt trên một hóa đơn được chuẩn bị kém sẽ làm xấu quan hệ. Một hóa đơn sạch giúp tránh việc phải nhắc nợ. Đôi khi, hành động thu hồi công nợ tốt nhất là hành động trở nên không cần thiết, vì hóa đơn đã được làm cho có thể thanh toán ngay từ đầu.
Kết luận: khoản chậm nhìn thấy được thường là tập cuối của
câu chuyện
Chậm thanh toán thường bắt đầu trước khi hóa đơn được phát hành. Nó bắt đầu trong một đơn hàng thiếu thông tin, một điều kiện bị hiểu sai, dữ liệu khách hàng không đúng, thiếu đơn đặt hàng, tranh chấp tiềm ẩn, thiếu bằng chứng vận hành hoặc việc chuẩn bị xuất hóa đơn quá muộn.
Ngày đến hạn chỉ làm vấn đề trở nên nhìn thấy. Nếu doanh nghiệp chờ đến ngày đến hạn để hiểu, doanh nghiệp thường can thiệp quá muộn.
Khi đó, doanh nghiệp nhắc các hóa đơn không phải lúc nào cũng có thể thanh toán. Doanh nghiệp yêu cầu thu hồi công nợ xử lý các lỗi phía trước. Đôi khi doanh nghiệp trách khách hàng, trong khi chính chu kỳ đã tạo ra một phần khoản chậm.
Chuyển góc nhìn về phía trước làm thay đổi chất lượng quản trị. Vấn đề không còn chỉ là giảm khoản quá hạn.
Vấn đề là ngăn các khoản phải thu mong manh trở thành khoản quá hạn. Vì vậy, cần theo dõi đơn hàng thiếu thông tin, dữ liệu thiếu, hóa đơn đang chờ, tranh chấp tiềm ẩn, hóa đơn bị từ chối, xác nhận vận hành và yêu cầu khách hàng trước khi chúng trở thành tiền mặt bị khóa.
Trong một tổ chức trưởng thành, thanh toán không được chuẩn bị vào ngày đến hạn. Nó được chuẩn bị ngay từ bán hàng, từ đơn hàng, từ dữ liệu, từ thực hiện vận hành và từ hóa đơn đang được xây dựng.
Chậm thanh toán thường là tập cuối của một câu chuyện đã bắt đầu từ rất lâu trước đó. Và chính câu chuyện đó là điều doanh nghiệp phải học cách quản trị.