Thu hồi công nợ thường được đánh giá qua một điều: đưa tiền về. Điều đó hợp lý. Khi hóa đơn đã quá hạn, khi DSO xấu đi, khi ngân quỹ căng thẳng, khi bảng tuổi nợ tăng lên, doanh nghiệp tự nhiên nhìn vào thu hồi công nợ. Đã nhắc nợ chưa? Đã gọi khách hàng chưa? Đã lấy được cam kết thanh toán chưa? Đã đẩy vấn đề lên cấp cao hơn chưa? Đã ưu tiên các khoản lớn chưa? Đã đủ cứng rắn chưa?
Những câu hỏi này hữu ích. Nhưng chúng có thể trở nên nguy hiểm nếu che khuất một thực tế sâu hơn: thu hồi công nợ không thể, một mình, bù đắp cho các khiếm khuyết của hệ thống thương mại, hành chính hoặc tài chính.
Thu hồi công nợ có thể nhắc nợ hiệu quả. Có thể phân loại nguyên nhân. Có thể thương lượng cam kết.
Có thể tăng tốc thanh toán. Có thể cảnh báo về các khách hàng rủi ro. Nhưng nó không thể sửa chữa lâu dài các đơn hàng được đóng khung kém, hóa đơn dễ bị tranh chấp, dữ liệu không đầy đủ, hóa đơn điều chỉnh chưa phát hành, tranh chấp không có người chịu trách nhiệm, giao hàng kém chứng từ hoặc điều kiện thương mại mơ hồ.
Khi doanh nghiệp yêu cầu thu hồi công nợ bù đắp cho các lỗi này, thu hồi công nợ trở thành một thứ khác với chức năng thật sự của nó.
Nó trở thành dịch vụ hậu mãi cho sự lộn xộn nội bộ. Và một tổ chức sử dụng thu hồi công nợ để sửa mãi các lỗi phía trước cuối cùng sẽ phải trả giá ba lần: tiền mặt bị chậm, thời gian bị mất và uy tín với khách hàng bị suy giảm.
Bài viết này thuộc chủ đề “Revenue-to-Cash”: đặt lại vị trí của thu hồi công nợ trong chu kỳ khách hàng, bằng cách phân biệt giữa nhắc nợ hiệu quả và việc sửa chữa thường trực các lỗi của quy trình thương mại, hành chính hoặc tài chính.
Thu hồi công nợ thường đến khi vấn đề đã cũ
Thu hồi công nợ thường can thiệp khi hóa đơn gần đến hạn, đến hạn hoặc đã quá hạn. Ở thời điểm đó, vấn đề trở nên nhìn thấy được.
Nhưng đôi khi nó đã tồn tại từ lâu. Hóa đơn chưa được thanh toán vì thiếu đơn đặt hàng. Giá không khớp với thỏa thuận thương mại.
Khoản chiết khấu đã hứa không được áp dụng. Hóa đơn được gửi đến sai pháp nhân. Cổng khách hàng đã từ chối chứng từ.
Hóa đơn điều chỉnh đang chờ chưa được phát hành. Dịch vụ chưa được xác nhận. Khách hàng chưa bao giờ nhận được các chứng từ cần thiết.
Khoản thanh toán đã được thực hiện, nhưng đối chiếu sai. Trong tất cả các tình huống này, thu hồi công nợ phát hiện một khoản chậm mà nguyên nhân đã được tạo ra trước đó.
Nó có thể chuyển thông tin lên. Nó có thể liên hệ với kinh doanh, quản trị bán hàng, xuất hóa đơn, vận hành, pháp lý hoặc kế toán công nợ khách hàng.
Nhưng không phải lúc nào nó cũng có thể tự giải quyết. Thu hồi công nợ thường can thiệp vào thời điểm tổ chức muốn đi nhanh, trong khi nguyên nhân lại đòi hỏi phải quay ngược về phía trước của chu kỳ.
Chính độ lệch này tạo ra sự bực bội.
Nhắc nợ hiệu quả không phải là sửa chữa vô tận
Nhắc nợ hiệu quả nghĩa là liên hệ đúng người, đúng thời điểm, với đúng thông tin, về một khoản phải thu rõ ràng, đến hạn và có thể thanh toán. Điều đó đòi hỏi phải biết số tiền phải trả, hóa đơn liên quan, ngày đến hạn, điều kiện thanh toán, lịch sử khách hàng, các cam kết trước đó và các nguyên nhân chậm đã biết.
Một lần nhắc nợ hiệu quả nhằm đạt được một hành động rõ ràng: thanh toán, ngày thanh toán, bằng chứng thanh toán, xử lý một sai lệch, cam kết bằng văn bản hoặc đẩy vấn đề lên cấp cao hơn.
Sửa chữa vô tận là chuyện khác. Đó là đi tìm một đơn đặt hàng lẽ ra phải được lấy trước khi xuất hóa đơn. Đó là giải thích với khách hàng về một hóa đơn mà chính doanh nghiệp cũng không biết cách chứng minh. Đó là nhắc một hóa đơn có giá sai. Đó là chuyển một tranh chấp vòng quanh giữa các bộ phận. Đó là lần thứ ba yêu cầu một đội phát hành hóa đơn điều chỉnh đã hứa. Đó là cố lấy thanh toán trong khi khoản phải thu chưa thật sự có thể thanh toán.
Nhắc nợ hiệu quả là một hành động dòng tiền. Sửa chữa thường trực là bù đắp cho điểm yếu của chu kỳ.
Thu hồi công nợ có thể làm cả hai việc này trong từng trường hợp. Nhưng nếu chủ yếu phải làm việc thứ hai, tổ chức đang có vấn đề Revenue-to-Cash.
Một hóa đơn không thể thanh toán thì không thể thu hồi đúng
nghĩa, mà phải được sửa
Một hóa đơn có thể thanh toán là hóa đơn mà khách hàng có thể nhận diện, đối chiếu, phê duyệt và thanh toán.
Không phải mọi hóa đơn đã phát hành đều có thể thanh toán. Một số hóa đơn tồn tại trong ERP về mặt kỹ thuật, nhưng bị chặn trong thực tế.
Hóa đơn thiếu PO bắt buộc. Hóa đơn có mã tham chiếu sai. Hóa đơn gửi đến sai pháp nhân. Hóa đơn có giá bị tranh chấp.
Hóa đơn thiếu bằng chứng giao hàng. Hóa đơn bị cổng khách hàng từ chối. Hóa đơn gắn với tranh chấp chất lượng.
Hóa đơn đang chờ hóa đơn điều chỉnh. Trong các trường hợp này, chỉ nhắc nợ sẽ không hiệu quả. Thậm chí nó có thể làm xấu quan hệ khách hàng.
Khách hàng nhận một yêu cầu thanh toán cho một hóa đơn mà họ cho là sai, thiếu thông tin hoặc không thể xử lý. Họ trả lời rằng họ không thể thanh toán. Thu hồi công nợ tiếp tục nhấn mạnh.
Khách hàng lặp lại điểm chặn. Các đội nội bộ được kéo vào. Thời gian trôi qua. Vấn đề không phải là cường độ của thu hồi công nợ.
Vấn đề là chất lượng của khoản phải thu. Một hóa đơn không thể thanh toán phải được sửa, bổ sung, chứng từ hóa hoặc được phân xử.
Thu hồi công nợ có thể nhận diện nhu cầu này. Nhưng tổ chức phải có khả năng xử lý nó nhanh chóng.
Thu hồi công nợ làm lộ ra các lỗi của chu kỳ
Thu hồi công nợ có một vị trí rất quý trong doanh nghiệp. Nó tiếp xúc với thực tế. Nó nghe điều khách hàng nói khi họ không thanh toán.
Nó nhìn thấy các lý do được đưa ra. Nó nhận diện khách hàng tranh chấp, khách hàng thanh toán chậm, khách hàng hứa nhưng không giữ, khách hàng không nhận được hóa đơn, khách hàng chịu lỗi của chúng ta và khách hàng tận dụng lỗi của chúng ta để kéo dài thời gian.
Thông tin này có giá trị chiến lược. Nó giúp hiểu vì sao tiền mặt không về. Nhưng quá thường xuyên, thông tin này chỉ dừng ở cấp độ từng hồ sơ.
Thu hồi công nợ sửa từng hóa đơn, từng khách hàng, từng khoản chậm. Khi đó, doanh nghiệp thiếu cách đọc hệ thống.
Nếu mười khách hàng từ chối hóa đơn vì thiếu PO, vấn đề không còn chỉ là vấn đề thu hồi công nợ. Đó là vấn đề của đơn hàng.
Nếu cùng một tranh chấp giá xuất hiện lặp lại, vấn đề không còn chỉ là khiếu nại của khách hàng. Đó là vấn đề truyền đạt thương mại.
Nếu hóa đơn của một phân khúc thường xuyên bị cổng khách hàng từ chối, vấn đề là quy trình. Vì vậy, thu hồi công nợ phải được sử dụng như một cảm biến của các lỗi trong chu kỳ.
Không phải như một bộ giảm xóc thường trực. Lỗi phía trước tốn kém hơn khi đến giai đoạn thu hồi công nợ Một lỗi được phát hiện sớm thường tốn kém ít hơn.
Một dữ liệu khách hàng sai được sửa trước khi xuất hóa đơn sẽ tránh được một lần từ chối. Một đơn đặt hàng được lấy trước khi giao hàng sẽ tránh được một điểm chặn.
Một tranh chấp giá được xử lý trước khi phát hành hóa đơn sẽ tránh được một hóa đơn bị khiếu nại.
Một bằng chứng giao hàng được chuẩn bị trước ngày đến hạn sẽ tránh được việc thanh toán bị tạm dừng. Khi những vấn đề này đến giai đoạn thu hồi công nợ, đã muộn.
Hóa đơn đã được phát hành. Thời hạn thanh toán đã bắt đầu. Đôi khi ngày đến hạn đã qua. Khách hàng đã được liên hệ.
Tiền mặt đã bị chậm. Việc sửa trở nên tốn kém hơn vì phải huy động nhiều đội, cần giải thích với khách hàng, có thể phải phát hành lại hóa đơn, phát hành hóa đơn điều chỉnh, lấy xác nhận hoặc đẩy vấn đề lên cấp cao hơn.
Thu hồi công nợ không nên là thời điểm đầu tiên doanh nghiệp phát hiện rằng giao dịch bán hàng chưa sẵn sàng để được thu tiền.
Một lỗi đi càng xa trong chu kỳ, chi phí càng cao. Nguy cơ đo thu hồi công nợ bằng các nguyên nhân mà nó
không kiểm soát
Các đội thu hồi công nợ thường được đo bằng số tiền thu được, khoản quá hạn, cam kết thanh toán, DSO hoặc mức giảm bảng tuổi nợ.
Những chỉ số này cần thiết. Nhưng chúng có thể bất công nếu không phân biệt nguyên nhân chậm. Nếu phần lớn khoản quá hạn đến từ tranh chấp vận hành, thu hồi công nợ không hoàn toàn kiểm soát kết quả.
Nếu hóa đơn bị từ chối vì lỗi dữ liệu, thu hồi công nợ không kiểm soát nguyên nhân. Nếu hóa đơn điều chỉnh bị chặn, thu hồi công nợ không thể tự giải quyết.
Nếu tiền đã nhận nhưng chưa đối chiếu, thu hồi công nợ có thể bị phạt vì một mức phơi nhiễm chỉ tồn tại trên bề mặt. Đo thu hồi công nợ chỉ bằng tiền thu về có thể che giấu thực tế công việc của họ.
Cũng cần đo khả năng phân loại nguyên nhân, lấy cam kết, ưu tiên hành động, đẩy các điểm chặn lên đúng cấp, nhận diện các nguyên nhân lặp lại và giảm các khoản chậm thật sự có thể thu hồi.
Hiệu quả của thu hồi công nợ phải được đọc cùng với phân tích nguyên nhân. Nếu không, doanh nghiệp có nguy cơ bắt thu hồi công nợ gánh lỗi của các mắt xích khác.
Không phải mọi khoản chậm đều được thu hồi theo cùng một
cách
Chậm thanh toán không phải là một nhóm duy nhất. Có các khoản chậm do lơ là. Các khoản chậm do quy trình của khách hàng.
Các khoản chậm liên quan đến tranh chấp. Các khoản chậm liên quan đến ngân quỹ của khách hàng. Các khoản chậm liên quan đến lỗi xuất hóa đơn của chúng ta.
Các khoản chậm liên quan đến hóa đơn điều chỉnh chưa xử lý. Các khoản chậm liên quan đến thanh toán chưa đối chiếu.
Các khoản chậm liên quan đến thỏa thuận thương mại được ghi nhận kém. Mỗi khoản chậm cần một câu trả lời khác nhau.
Một khách hàng lơ là phải được nhắc nợ nghiêm ngặt. Một khách hàng đang khó khăn phải được đặt trong khuôn khổ, theo dõi và có thể cần bảo vệ thêm.
Một tranh chấp phải được giao cho người chịu trách nhiệm. Một lỗi xuất hóa đơn phải được sửa. Một hóa đơn điều chỉnh phải được phát hành.
Một khoản thanh toán chưa đối chiếu phải được đối chiếu. Một điều kiện thương mại mơ hồ phải được phân xử.
Thu hồi công nợ vì vậy phải làm việc theo nguyên nhân. Nhắc mọi khoản chậm theo cùng một cách là không hiệu quả.
Năng lực thật sự của thu hồi công nợ không chỉ là yêu cầu thanh toán. Mà là hiểu điều gì đang ngăn thanh toán.
Thu hồi công nợ không nên trở thành nơi lưu trữ tranh chấp
Tranh chấp là một trong những cái bẫy chính của thu hồi công nợ. Một hóa đơn bị khiếu nại. Thu hồi công nợ ghi nhận tranh chấp.
Nó liên hệ kinh doanh. Kinh doanh chuyển sang vận hành. Vận hành yêu cầu bằng chứng. Quản trị bán hàng phải kiểm tra đơn hàng.
Xuất hóa đơn phải chuẩn bị hóa đơn điều chỉnh. Khách hàng chờ. Thu hồi công nợ nhắc các đội nội bộ.
Không có gì diễn ra đủ nhanh. Hóa đơn vẫn nằm mở. Tranh chấp già đi. Trong kịch bản này, thu hồi công nợ trở thành người giữ một vấn đề mà nó không kiểm soát.
Nó lưu trữ tranh chấp. Nó nhắc nội bộ. Nó mang số tiền đó trong bảng tuổi nợ của mình. Cách vận hành này nguy hiểm.
Một tranh chấp phải có chủ sở hữu nghiệp vụ. Giá, chất lượng, giao hàng, hợp đồng, hóa đơn điều chỉnh, dữ liệu, chứng từ: mỗi nguyên nhân phải dẫn đến một chức năng chịu trách nhiệm.
Thu hồi công nợ có thể theo dõi và phối hợp. Nhưng nó không nên trở thành chủ sở hữu mặc định của mọi tranh chấp.
Một tranh chấp không có chủ sở hữu là tiền mặt bị tổ chức tự khóa lại. Nhắc nợ phòng ngừa hữu ích, nhưng không thay thế chất
lượng phía trước
Nhắc nợ phòng ngừa là một thực hành tốt. Liên hệ khách hàng trước ngày đến hạn, kiểm tra việc nhận hóa đơn, xác nhận rằng hóa đơn đang được phê duyệt, nhận diện điểm chặn, lấy ngày thanh toán: tất cả những điều này giúp tăng tốc dòng tiền.
Nhưng nhắc nợ phòng ngừa không nên được sử dụng để bù đắp có hệ thống cho việc chuẩn bị hóa đơn kém.
Nếu phải gọi từng khách hàng để kiểm tra rằng hóa đơn có dễ hiểu không, có thể chính hóa đơn chưa đủ đáng tin.
Nếu phải luôn yêu cầu PO sau khi hóa đơn đã phát hành, có thể quy trình đơn hàng đang yếu. Nếu luôn phát hiện hóa đơn bị cổng từ chối nhờ nhắc nợ, có thể quy trình gửi hóa đơn chưa được kiểm soát.
Nhắc nợ phòng ngừa nên dùng để bảo vệ các khoản thu lớn hoặc nhạy cảm. Nó không nên trở thành một miếng vá cho một quy trình hỏng.
Một hệ thống tốt làm giảm nhu cầu sửa chữa. Nó không yêu cầu thu hồi công nợ kiểm tra thủ công những điều mà chu kỳ lẽ ra phải bảo đảm.
Thu hồi công nợ phải ưu tiên, không phải hấp thụ tất cả
Không phải mọi khoản phải thu đều có thể được xử lý với cùng cường độ. Thu hồi công nợ phải ưu tiên.
Theo số tiền. Theo tuổi nợ. Theo rủi ro. Theo khách hàng chiến lược. Theo cam kết thanh toán. Theo chi phí của khoản chậm.
Theo nguyên nhân chặn. Theo xác suất thu tiền nhanh. Nhưng khi bị bão hòa bởi lỗi của hệ thống, thu hồi công nợ mất khả năng ưu tiên.
Nó dành thời gian cho các hóa đơn không thể thanh toán. Nó tìm chứng từ thiếu. Nó nhắc các tranh chấp nội bộ.
Nó xử lý các bất thường lặp lại. Nó giải thích với khách hàng các lỗi mà nó không tạo ra. Trong thời gian đó, những vấn đề thu hồi công nợ thật sự có thể bị xử lý kém hơn: khách hàng rủi ro, cam kết không được giữ, khoản lớn, hành vi thanh toán xấu đi, ngày đến hạn quan trọng.
Một tổ chức bắt thu hồi công nợ sửa hệ thống sẽ làm yếu khả năng của bộ phận này trong việc làm công việc thật của mình.
Thu hồi công nợ phải tập trung năng lượng vào nơi hành động của nó tạo ra tiền mặt. Không phải nơi nó bù đắp các lỗi lặp lại vốn nên được xử lý từ phía trước.
Một đội thu hồi công nợ tốt không nên che giấu một quy trình kém Đây là một nghịch lý thường gặp.
Một số tổ chức có các đội thu hồi công nợ rất giỏi. Họ biết khách hàng, tìm đúng người, lấy thông tin thiếu, đi vòng qua điểm chặn, sửa lỗi, thu được tiền dù quy trình yếu.
Trong ngắn hạn, điều này rất quý. Nhưng trong dài hạn, nó có thể trở thành vấn đề. Vì năng lực của đội che giấu lỗi của hệ thống.
Tiền cuối cùng vẫn về, nên tổ chức không sửa. Những lỗi giống nhau lặp lại. Những khách hàng giống nhau tranh chấp.
Những hóa đơn giống nhau bị từ chối. Những hóa đơn điều chỉnh giống nhau bị chờ. Những tranh chấp giống nhau già đi.
Thu hồi công nợ tiếp tục bù đắp. Tình huống này tạo ra sự phụ thuộc vào con người. Nó làm đội ngũ mệt mỏi.
Nó khiến quy trình mong manh. Nó ngăn cải thiện cấu trúc. Một đội thu hồi công nợ tốt phải được ghi nhận giá trị, nhưng không nên trở thành cái cớ cho một Revenue-to-Cash kém.
Thu hồi công nợ phải ghi nhận nguyên nhân, không chỉ ghi nhận hành động Để đặt lại vị trí của thu hồi công nợ, cần thay đổi cách ghi nhận công việc của bộ phận này.
Không đủ nếu chỉ ghi: đã nhắc nợ, đã gửi email, đã gọi, đã lấy cam kết. Cũng phải ghi nhận nguyên nhân của khoản chậm.
Hóa đơn chưa nhận. Thiếu PO. Tranh chấp giá. Tranh chấp chất lượng. Đang chờ hóa đơn điều chỉnh. Lỗi dữ liệu.
Thanh toán đã được thông báo. Thanh toán đã nhận nhưng chưa đối chiếu. Khách hàng đang phê duyệt. Khó khăn tài chính.
Cam kết không được giữ. Việc mã hóa này rất quan trọng. Nó cho phép tạo ra cách đọc tổng hợp về các khoản chậm.
Nếu 30% khoản quá hạn đến từ tranh chấp giá, vấn đề phải được đưa ngược về kinh doanh và xuất hóa đơn.
Nếu 20% đến từ thiếu PO, vấn đề phải được đưa ngược về đơn hàng. Nếu một phần lớn đến từ thanh toán chưa đối chiếu, vấn đề phải được đưa về kế toán công nợ khách hàng.
Ghi nhận nguyên nhân biến thu hồi công nợ thành công cụ cải thiện chu kỳ. Nếu không có kỷ luật này, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy số tiền quá hạn, nhưng không nhìn thấy hệ thống tạo ra chúng.
Quản trị phải xử lý các nguyên nhân lặp lại
Một nguyên nhân lặp lại không nên tiếp tục là vấn đề của thu hồi công nợ. Nó phải trở thành vấn đề quản trị.
Nếu các lỗi giống nhau quay lại, cần xử lý ở nguồn. Cập nhật quy tắc tạo đơn hàng. Biến một số trường thành bắt buộc. Đào tạo kinh doanh về yêu cầu của khách hàng.
Cải thiện chất lượng dữ liệu. Làm rõ trách nhiệm đối với tranh chấp. Tự động hóa kiểm soát xuất hóa đơn.
Rà soát quy trình cổng khách hàng. Xác định thời hạn phát hành hóa đơn điều chỉnh. Thiết lập rà soát các hóa đơn bị từ chối.
Tạo quy tắc đẩy lên cấp cao đối với tranh chấp già. Thu hồi công nợ có thể cung cấp sự thật.
Nhưng việc sửa phải huy động các bộ phận liên quan. Một tổ chức trưởng thành không chỉ hỏi: chúng ta đã thu được bao nhiêu?
Nó cũng hỏi: chúng ta đã học được gì từ các khoản chậm, và sẽ thay đổi gì để chúng không lặp lại?
Kinh doanh phải tham gia vào các nguyên nhân thương mại
Một số khoản chậm đến trực tiếp từ điều kiện thương mại. Chiết khấu đã hứa. Giá đã thương lượng. Hóa đơn điều chỉnh đã thông báo.
Thời hạn thanh toán đã bàn. Thỏa thuận riêng với khách hàng. Cam kết bằng miệng. Ngoại lệ không được ghi nhận.
Trong các trường hợp này, thu hồi công nợ không thể bị để một mình đối diện với khách hàng. Kinh doanh phải tham gia.
Không phải để tiếp quản toàn bộ thu hồi công nợ. Mà để làm rõ thỏa thuận, chịu trách nhiệm về các lời hứa đã đưa ra, phân xử quan hệ và tránh để cùng một mơ hồ lặp lại.
Một nhân viên kinh doanh đôi khi có thể nghĩ rằng một nhượng bộ giúp chốt giao dịch. Nhưng nếu nhượng bộ đó không được ghi nhận và tích hợp vào chu kỳ, nó sẽ trở thành một hóa đơn bị tranh chấp.
Khi đó, thu hồi công nợ phải trả giá cho một cuộc thương lượng mơ hồ. Một cơ chế quản trị Revenue-to-Cash tốt buộc kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về chất lượng kinh tế và chứng từ của những gì đã bán.
Quản trị bán hàng và xuất hóa đơn phải chịu trách nhiệm về
khả năng thanh toán của khoản phải thu
Quản trị bán hàng và xuất hóa đơn giữ vai trò rất quan trọng trong khả năng thanh toán của khoản phải thu.
Một đơn hàng đầy đủ và một hóa đơn đúng sẽ giảm mạnh rủi ro chậm thanh toán. Điều đó đòi hỏi các kiểm soát rõ ràng: pháp nhân khách hàng, PO, giá, điều kiện, mã tham chiếu, phương thức gửi, yêu cầu cổng, chứng từ hỗ trợ, tính nhất quán giữa đơn hàng và hóa đơn.
Khi các kiểm soát này yếu, thu hồi công nợ phát hiện bất thường quá muộn. Nó phải giải thích, sửa, nhắc nội bộ, chờ phát hành lại hóa đơn hoặc theo dõi một lần từ chối.
Trách nhiệm về khả năng thanh toán không thể được chuyển sang thu hồi công nợ. Thu hồi công nợ có thể báo hiệu các hóa đơn không thể thanh toán.
Nhưng quản trị bán hàng và xuất hóa đơn phải góp phần giảm sự xuất hiện của chúng. Một chỉ số hữu ích sẽ là tỷ lệ hóa đơn có thể thanh toán ngay từ lần đầu. Đó là một chỉ số dòng tiền, không chỉ là chỉ số chất lượng hành chính.
Kế toán công nợ khách hàng phải tránh các khoản chậm giả
Thu hồi công nợ có thể mất rất nhiều thời gian vào các hóa đơn đã được thanh toán nhưng đối chiếu sai. Đây là một trong những điều gây khó chịu nhất cho khách hàng.
Bị nhắc nợ trong khi đã thanh toán làm giảm niềm tin. Nó cũng tạo ra công việc vô ích. Thu hồi công nợ liên hệ khách hàng. Khách hàng gửi bằng chứng. Kế toán công nợ khách hàng tìm khoản thanh toán. Tài khoản được sửa. Quan hệ đã bị căng thẳng một cách không cần thiết.
Cash application vì vậy là một đồng minh thiết yếu của thu hồi công nợ. Đối chiếu nhanh và đáng tin tránh các khoản chậm giả, các lần nhắc nợ không chính đáng, các lệnh chặn không cần thiết và các quyết định tín dụng sai.
Thu hồi công nợ không nên bù đắp cho một kế toán công nợ khách hàng chưa đủ sạch. Chất lượng đối chiếu là điều kiện của chất lượng nhắc nợ.
Credit Management phải bảo vệ thu hồi công nợ khỏi các
nguyên nhân sai
Credit Management có vai trò quan trọng trong việc đặt lại vị trí này. Nó phải giúp phân biệt các khoản chậm có thể thu hồi với các khoản chậm cần được xử lý nguyên nhân.
Một khoản chậm có thể thu hồi cần hành động với khách hàng. Một khoản chậm liên quan đến tranh chấp cần hành động xử lý tranh chấp.
Một khoản chậm liên quan đến dữ liệu cần được sửa dữ liệu. Một khoản chậm liên quan đến thanh toán chưa đối chiếu cần được đối chiếu.
Một khoản chậm liên quan đến cam kết không được giữ cần được đẩy lên cấp tín dụng. Một khoản chậm liên quan đến khó khăn tài chính cần một quyết định cân bằng về rủi ro.
Sự phân biệt này giúp tránh việc mọi thứ đều bị xử lý như một vấn đề nhắc nợ đơn giản. Credit Management cũng phải đưa các nguyên nhân lặp lại vào các cơ chế quản trị.
Nó có thể chứng minh rằng một số khoản quá hạn không đến từ thiếu nỗ lực của thu hồi công nợ, mà từ một lỗi cấu trúc của chu kỳ.
Theo nghĩa này, nó bảo vệ thu hồi công nợ khỏi việc bị quy trách nhiệm quá mức. Và nó bảo vệ doanh nghiệp khỏi một cách đọc hời hợt về dòng tiền.
Những chỉ số đúng để đặt lại vị trí của thu hồi công nợ Để tránh việc thu hồi công nợ bù đắp mãi cho lỗi hệ thống, cần theo dõi các chỉ số đúng.
Số tiền quá hạn theo nguyên nhân. Tỷ trọng khoản quá hạn thật sự có thể thu hồi. Số tiền hóa đơn đang tranh chấp.
Thời gian trung bình xử lý tranh chấp. Số tiền bị chặn vì thiếu PO. Số tiền bị chặn vì hóa đơn điều chỉnh đang chờ.
Số tiền thanh toán chưa đối chiếu. Tỷ lệ hóa đơn bị từ chối. Tỷ lệ cam kết thanh toán được giữ.
Thời gian dành cho các bất thường nội bộ. Số lượng khoản chậm lặp lại theo nguyên nhân. Số tiền hóa đơn có thể thanh toán ngay từ lần đầu.
Những chỉ số này chuyển trọng tâm của cuộc trao đổi. Doanh nghiệp không chỉ hỏi thu hồi công nợ: vì sao chưa thu được tiền?
Doanh nghiệp hỏi cả tổ chức: vì sao chúng ta tạo ra nhiều khoản phải thu khó thu như vậy? Đây là một câu hỏi hữu ích hơn nhiều. Đặt lại thu hồi công nợ như một chức năng dòng tiền và chẩn
đoán
Thu hồi công nợ cần được đặt lại vào đúng giá trị thật của nó. Nhiệm vụ thứ nhất của nó là tăng tốc thu tiền từ các khoản phải thu có thể thanh toán. Điều đó đòi hỏi nhắc nợ, đối thoại với khách hàng, thương lượng, ưu tiên, cam kết, đẩy vấn đề lên cấp cao hơn, cứng rắn khi cần thiết.
Nhiệm vụ thứ hai là chẩn đoán các nguyên nhân đang ngăn thu tiền. Điều đó đòi hỏi lắng nghe, phân loại, mã hóa, đưa nguyên nhân lên, nhận diện lặp lại, cảnh báo về rủi ro.
Nhiệm vụ thứ ba là đóng góp vào quản trị chu kỳ. Điều đó đòi hỏi thông tin từ thu hồi công nợ phải được dùng để cải thiện kinh doanh, quản trị bán hàng, xuất hóa đơn, vận hành, kế toán công nợ khách hàng và Credit Management.
Thu hồi công nợ không chỉ là một bộ phận thực thi. Nó là một đài quan sát của Revenue-to-Cash. Nhưng để nó làm được vai trò này, tổ chức phải chấp nhận lắng nghe những gì nó làm lộ ra.
Kết luận: thu hồi công nợ tốt không sửa hộ hệ thống, mà giúp
hệ thống tốt hơn
Thu hồi công nợ là không thể thiếu. Không có nhắc nợ có cấu trúc, không có đối thoại với khách hàng, không có theo dõi cam kết, không có ưu tiên số tiền, không có đẩy vấn đề lên đúng cấp, dòng tiền sẽ chậm lại.
Nhưng thu hồi công nợ không nên trở thành cơ chế bù đắp thường trực cho các lỗi của hệ thống. Một hóa đơn không thể thanh toán không thể được thu hồi đúng cách.
Một tranh chấp không có chủ sở hữu không thể được giải quyết bằng nhắc nợ. Thiếu đơn đặt hàng không nên được phát hiện vào ngày đến hạn.
Dữ liệu khách hàng sai không nên chỉ được sửa sau khi hóa đơn bị từ chối. Một khoản thanh toán đối chiếu sai không nên kích hoạt một lần nhắc nợ không chính đáng.
Yêu cầu thu hồi công nợ sửa các vấn đề này mà không sửa nguyên nhân chẳng khác nào xử lý triệu chứng mà không xử lý căn bệnh.
Sự khác biệt vì vậy rất rõ. Nhắc nợ hiệu quả là hành động trên một khoản phải thu rõ ràng, đến hạn và có thể thanh toán.
Sửa chữa vô tận là bù đắp cho các lỗi của quy trình thương mại, hành chính hoặc tài chính. Thu hồi công nợ có thể làm lộ các lỗi này.
Có thể phân loại chúng. Có thể ghi nhận chúng. Có thể giúp ưu tiên chúng. Nhưng không nên hấp thụ chúng một mình.
Một tổ chức trưởng thành sử dụng thu hồi công nợ như một chức năng dòng tiền, chẩn đoán và cải thiện chu kỳ Revenue-to-Cash.
Tổ chức đó không yêu cầu thu hồi công nợ gánh mãi các lỗi được tạo ra ở phía trước. Thu hồi công nợ tốt nhất không phải là bộ phận bù đắp được nhiều lỗi nhất.
Mà là bộ phận giúp doanh nghiệp tạo ra ít hóa đơn khó thu hơn.